Передача личных дел студентов в архив — это обязательная процедура в документообороте любого образовательного учреждения. Она обеспечивает сохранность документов строго установленных сроков хранения и подтверждает факт передачи ответственности за их сохранность от структурного подразделения (учебной части, куратора группы) к архиву. Главным документом, фиксирующим эту процедуру, является Акт приема-передачи личных дел студентов в архив.
В данной статье подробно разберем нормативную базу, порядок формирования комиссии, структуру акта, типичные ошибки и нюансы оформления замечаний при приемке дел.
Нормативная правовая база
Оформление акта и порядок передачи дел регулируются совокупностью нормативных актов. В Российской Федерации и Республике Беларусь (данные актуальны на 2024–2026 гг.) ключевыми документами являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (для РФ) / Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (для РБ).
- Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (в части сроков хранения личных дел, обычно 50 или 75 лет в зависимости от года окончания обучения).
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях (в РФ — утверждена приказом Минкультуры/Росархива; в РБ — Постановлением Минюста от № 4 с изменениями от № 2 и № 25).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Основные правила комплектации дел для передачи в архивы».
- Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, График сроков хранения документов, Приказ директора о передаче документов на хранение в архив.
Важно: С 1 июля 2024 года в Республике Беларусь действует обновленная редакция Инструкции № 4 (с учетом изменений постановительств Минюста № 2 и № 25). В РФ действуют актуальные методические рекомендации Росархива.
Основания для составления акта
Акт составляется не произвольно, а на основании административного документа. Обычно это:
- Приказ (распоряжение) директора/ректора «О передаче документов на хранение в архив» или «О формировании комиссии по приемке документов в архив».
- График сроков хранения документов, утвержденный руководителем организации, где указаны дела, подлежащие передаче в текущем году.
- Акт экспертизы ценности и сроков хранения документов (если проводится).
В тексте акта обязательно указывается реквизит основания: «Основание: приказ директора учреждения образования № ___ от ___ «О передаче документов на хранение в архив»».
Комиссия по приемке-передаче: состав и полномочия
Прием-передача личных дел, это ответственный процесс, который должен проводиться комиссией. Создание комиссии фиксируется приказом руководителя.
Типичный состав комиссии:
- Председатель: Заместитель директора по учебной работе (или проректор по учебной части).
- Члены комиссии:
- Секретарь учебной части (ответственный за формирование дел);
- Секретарь директора/ректора (для контроля исполнения приказов);
- Заместитель главного бухгалтера (если в делах есть финансовые документы, справки о стипендиях);
- Заведующий архивом (архивариус), ключевое лицо, принимающее дела на хранение.
Примечание: Фамилии членов комиссии в акте рекомендуется располагать в алфавитном порядке (согласно п. 4 Инструкции № 4 в РБ и общепринятой практике в РФ).
Структура и реквизиты Акта приема-передачи
Акт является информационно-справочным документом. Единой строго утвержденной формы (как ГОСТ) для всех не существует, организации разрабатывают свой бланк на основе типовых рекомендаций. Однако обязательны следующие реквизиты:
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название (например, «Учреждение образования «Минский государственный колледж цифровых технологий»» или «ФГБОУ ВО «Московский государственный университет»»). |
| Название документа | АКТ приема-передачи личных дел учащихся (студентов) в архив. |
| Дата и место составления | Дата фактической передачи дел, населенный пункт. |
| Номер документа | Регистрационный номер по журналу учетов исходящих/внутренних документов или сквозной номер акта. |
| Основание | Ссылка на приказ директора (номер, дата). |
| Состав комиссии | Должность, подпись, расшифровка подписи (И.О. Фамилия) председателя и членов. |
| Табличная часть (Перечень дел) | См. подробное описание ниже. |
| Замечания по результатам приемки | Фиксация недостатков (отсутствие документов, ошибки оформления). |
| Количество экземпляров и их назначение | Обычно 3 экз.: 1, в дело передачи (архив), 2 — в учебную часть, 3 — куратору группы/ответственному за передачу. |
| Подписи сторон | Дела сдал (куратор/секретарь уч. части), Дела принял (архивариус), Председатель комиссии, Члены комиссии. |
Табличная часть акта (Перечень передаваемых дел)
Это самая важная часть. Она должна содержать сведения о каждом личном деле (томе). Рекомендуемые колонки:
- № п/п — порядковый номер.
- Индекс дела (шифр) — код по номенклатуре дел / графику сроков хранения (например, 2-12/34-ЛС, где 2-12, индекс дела «Личные дела студентов», 34 — номер тома/группы, ЛС — личные дела студентов).
- Заголовок дела (ФИО студента), полностью: Фамилия Имя Отчество (например, Акулова Валентина Борисовна).
- Кол-во листов в деле — обязательный реквизит для контроля целостности (пересчет листов при приемке).
- Примечание — срок хранения (50/75 лет), категория ценности, особые отметки.
Пример заполнения строки таблицы:
| 1 | 2-12/34-ЛС | Акулова Валентина Борисовна | 15 | Срок хранения 50 лет | | 2 | 2-12/35-ЛС | Дуброва Варвара Сергеевна | 16 | Срок хранения 50 лет |
Порядок подготовки дел к передаче (перед составлением акта)
До подписания акта куратор группы / секретарь учебной части должен выполнить подготовительные работы. Архивариус имеет право не принять дела, не соответствующие требованиям комплектации.
Основные этапы подготовки:
- Проверка полноты состава документов в каждом личном деле по утвержденному перечню (анкета, заявление, договор, аттестат/диплом, приложение к диплому, характеристики, справки, медицинские документы и т.д.).
- Хронологическое упорядочивание документов внутри дела (от ранних к поздним).
- Нумерация листов в деле сквозной (карандашом в правом верхнем углу или штампом).
- Сшивка дела (пробковым швом, нитью) и наклеивание обложки с заполненными реквизитами (шифр, ФИО, даты, кол-во листов).
- Составление описи к делу (внутренней или на обложке), если дело объемное (несколько томов/частей).
Оформление замечаний при приемке (критически важный этап)
Комиссия (в лице архивариуса) проводит экспресс-проверку каждого дела. Все выявленные недостатки обязательно фиксируются в акте в разделе «При приеме-передаче личных дел установлено:»; Это защищает архивариуса от претензий за недостатки, допущенные на этапе ведения дел, и фиксирует обязанность учебной части устранить их (если возможно) или оставить акт как доказательство факта передачи в таком виде.
Типичные замечания, которые нужно записывать:
- Отсутствие обязательных документов (нет характеристики за весь курс обучения, нет автобиографии, нет копии паспорта, нет приложения к диплому).
- Нарушение хронологического порядка документов.
- Отсутствие нумерации листов или ошибки в нумерации.
- Незаполненные реквизиты на обложке дела (нет шифра, дат, подписи ответственного).
- Повреждение документов (порванные листы, следы влаги, грязи, несъемные скрепки/скобы, портящие бумагу).
- Несоответствие ФИО в документах дела данным паспорта/документа об образовании.
Пример формулировки в акте:
При приеме-передаче личных дел установлено:
В личном деле Акуловой Валентины Борисовны (индекс 2-12/34-ЛС) отсутствует характеристика за 3-4 курсы обучения.
В личном деле Дубровой Варвары Сергеевны (индекс 2-12/35-ЛС) отсутствует автобиография; листы не пронумерованы.
В делах группы 1 СР (тома 34, 35) обложки не заполнены по графе «Срок хранения».
Количество экземпляров акта и их хранение
Стандартная практика — составление акта в 3 экземплярах (количество может варьироваться в зависимости от локальных правил):
- 1-й экземпляр — оседает в архиве, пришивается к делу учета передаваемых дел (делу «Передача документов в архив» или номенклатурному делу «Личные дела студентов»).
- 2-й экземпляр — остается в учебной части (у секретаря/начальника отдела) для контроля сданных дел.
- 3-й экземпляр, выдается лицу, сдавшему дела (куратору группы, мастеру производственного обучения, секретарю учебной части) — на руки для отчета перед руководством.
В графе «Количество экземпляров» акта это прописывается явно: «Составлен в 3 экземплярах: 1-й, в дело № 2-12; 2-й — в учебную часть; 3-й — куратору группы».
Особенности передачи личных дел отчисленных/незакончивших студентов
Личные дел студентов, отчисленных или не завершивших обучение, также подлежат передаче в архив, но с другими сроками хранения (часто 50 лет с момента отчисления). В акте они выделяются отдельной группой или указывается примечание: «Отчислен по приказу № ___ от ___». Комплектность таких дел проверяется так же тщательно (наличие приказа об отчислении, справки об обучении).
Электронные личные дела и гибридные архивы
С переходом на электронный документооборот (СЭД, системы «АИС Образование», «Диплом» и др.) возникает вопрос: как оформлять акт на передачу электронных копий или оригиналов, отсканированных в систему?
- Если передаются оригиналы бумажных носителей после сканирования — оформляется стандартный бумажный акт.
- Если передача происходит в электронном виде** (передача прав доступа, выгрузка пакета в ЭАРХИВ), составляется Акт приема-передачи электронных документов (с использованием ЭЦП), где фиксируются хэш-суммы файлов, формат, структура каталогов, метаданные.
- В гибридном варианте часто составляют два акта: на бумажные оригиналы и на электронные копии/данные.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие приказа-основания | Акт не имеет юридической силы, передача считается неоформленной. | Всегда указывать номер и дату приказа в шапке акта. |
| Передача несшитых, не пронумерованных дел | Архивариус отказывает в приемке, сроки сдачи срываются. | Проводить предварительную экспертизу комплектации за 1-2 недели до плановой сдачи. |
| Незаполненная графа «Кол-во листов» | Невозможно контролировать целостность дела при последующем выдаче/инвентаризации. | Обязательный пересчет листов куратором и архивариусом при приемке. |
| Игнорирование замечаний (пишут «Замечаний нет», хотя они есть) | Риск претензий при ревизии/проверке Росархива/прокуратуры; ответственность ложится на архивариуса. | Честно фиксировать все недостатки. Это норма практики, а не ошибка куратора. |
| Подписание акта неполным составом комиссии | Нарушение процедуры, акту может быть отказано в правовой силе. | Собрать всех членов комиссии по приказу одновременно или собирать подписи последовательно с указанием даты у каждого. |
| Несоответствие шифров в акте и на обложках дел | Путаница в архиве, невозможность быстрого поиска. | Сверять шифры по номенклатуре/графику сроков перед печатью акта. |
Примерный алгоритм действий (чек-лист)
- За 2-3 недели: Начальник учебной части выдает задание кураторам на подготовку дел к сдаче.
- За 1 неделю: Кураторы готовят дела (сшивают, нумеруют, проверяют полноту по чек-листу).
- За 3 дня: Архивариус проводит предварительный осмотр (по согласованию) или ждет плановой даты.
- День сдачи: Комиссия в полном составе проверяет дела выборочно или полностью (зависит от объема).
- Во время проверки: Заполняется табличная часть акта, считаются листы, фиксируются замечания.
- После проверки: Акт печатается в 3 экз., подписывается всеми членами комиссии, сдающим и принимающим.
- Физическая передача: Дела перемещаются на стеллажи архива, расставляются по адресам хранения.
- Учет: Архивариус вносит сведения в учетную систему (карточки дел, опись фонда), 1-й экз. акта пришивается к учетному делу.
Акт приема-передачи личных дел студентов в архив — это не просто формальность, а ключевой юридический документ, разграничивающий зоны ответственности между учебной частью и архивом. Грамотное его оформление с обязательной фиксацией замечаний, точным перечнем дел (с шифрами и количеством листов) и полным набором подписей комиссии гарантирует:
- Безопасность документов на длительный срок хранения (50–75 лет).
- Возможность быстрого поиска и выдачи справок/дубликатов выпускникам.
- Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов (Росархив, прокуратура, аккредитационные комиссии).
- Правовую защиту архивариуса за документы, переданные с недостатками.
Рекомендуется ежегодно актуализировать бланк акта в соответствии с изменениями в номенклатуре дел, графике сроков хранения и локальных актах организации, а также проводить инструктажи для кураторов групп по правилам комплектации личных дел до начала кампании по сдаче в архив.