Передача кадровых документов — это процедура строгой отчетности, регулируемая трудовым законодательством и архивными правилами. Составление акта приема-передачи личных дел и трудовых книжек обязательно при любом изменении ответственных лиц, реорганизации компании или передаче дел в архив. Ошибки в этом документе могут привести к штрафам со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и проблемам при расчете стажа сотрудников.
Нормативная правовая база
Основные документы, регламентирующие процедуру:
- ТК РФ (ст. 66, 303): обязательство работодателя хранить и учитывать трудовые книжки и личные дела.
- Постановление Минтруда РФ от № 69: «Инструкция по ведению трудовых книжек» (п. 38–40 — правила передачи).
- Приказ Росархива от № 236: типовые архивные документы (форма акта приема-передачи дел на хранение).
- ФЗ-229 «Об архивном деле в РФ»: правила передачи документов в архивы.
- Приказ Минтруда от № 51: утверждение формы личного дела (Т-2) и правил его ведения.
Когда составляется акт?
Документ обязателен в следующих ситуациях:
- Смена кадрового специалиста/HR-менеджера (увольнение, перевод, декретный отпуск).
- Передача дел в архив организации (по истечении сроков хранения в рабочем кабинете).
- Реорганизация юрлица (слияние, присоединение, разделение, преобразование) — передача правопреемнику.
- Ликвидация организации — передача в государственный архив или уполномоченную организацию.
- Переезд офиса (физическая передача архива в новое помещение).
- Внеплановая проверка (если требуется зафиксировать фактическое наличие дел на руках у нового ответственного).
Структура и обязательные реквизиты акта
Единой утвержденной государством формы (как Т-2 на личное дело) для акта приема-передачи не существует. Организация разрабатывает свою форму в ЛНА (локальном нормативном акте) — например, в «Положении о делопроизводстве» или «Инструкции по работе с трудовыми книжками».
Обязательные элементы по ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- Наименование документа: «Акт приема-передачи личных дел и трудовых книжек».
- Дата составления и место (город);
- Состав комиссии (ФИО, должности, основание — приказ о создании комиссии).
- Основание для передачи (номер и дата приказа о смене ответственного, реорганизации и т.д.).
- Табличная часть с перечнем передаваемых единиц хранения.
- Подписи передающего, принимающего и членов комиссии с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии).
Ниже приведен рекомендуемый образец формы. Вы можете скопировать структуру в Word/Excel и адаптировать под свой ЛНА.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
г. Москва «15» октября 2024 г.
Основание: Приказ генерального директора ООО «Ромашка» от № 145-ОД «О смене ответственного за ведение кадровой документации».
Приказ о создании комиссии: от № 148-ОД.
Комиссия в составе:
- Председатель: Иванов И.И., директор по администрированию;
- Члены: Петров П.П., главный бухгалтер; Сидорова С.С., юрисконсульт.
Мы, нижеподписавшиеся, действуя на основании указанных приказов, составили настоящий Акт о том, что Иванова Анна Сергеевна (передающая сторона, специалист отдела кадров) передала, а Смирнов Дмитрий Викторович (принимающая сторона, старший специалист отдела кадров) принял на хранение и учет следующие кадровые документы:
| № п/п | ФИО сотрудника | Табельный номер | Номер личного дела (Т-2) | Номер трудовой книжки / вкладыша | Серия/Номер ТК | Примечание (состояние, отсутствие ТК и т.д.) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Соколов А.В. | 001 | ЛД-001/2020 | 1234567 | 45ЛО 123456 | Есть вкладыш № 1 |
| 2 | Козлова М.П. | 002 | ЛД-002/2020 | 7654321 | 45ЛО 765432 | ТК на руках у сотрудника (заявление от ) |
| 3 | Новиков С.И. | 003 | ЛД-003/2021 | — | — | ТК не выдавалась (первая работа), оформлено СТР |
Всего передано: личных дел — 3 (три) шт., трудовых книжек — 2 (две) шт., вкладышей к ТК — 1 (один) шт.
Документы осмотрены комиссией, внешне целы, подписи на титульных листах трудовых книжек и личных дел проставлены, нумерация сквозная. Претензий по комплектности и оформлению не имеется.
Председатель комиссии
Иванов И.И. _____________ /Иванов И.И./
Член комиссии
Петров П.П. _____________ /Петров П.П./
Передал:
Иванова А.С. _____________ /Иванова А.С./
Принял:
Смирнов Д.В. _____________ /Смирнов Д.В./
М.П. (Место печати, если организация использует печать)
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Подготовка и инвентаризация (до подписания акта)
- Сформируйте реестр (описание) всех передаваемых единиц хранения. Лучше вести его в Excel с последующей выгрузкой в таблицу акта.
- Проверьте наличие всех личных дел по штатному расписанию/списку сотрудников.
- Проведите аудит трудовых книжек: сверьте номера, серии, записи о работе с приказами. Обратите внимание на вкладыши.
- Выявите «проблемные» единицы: утерянные ТК (нужно оформлять дубликаты), ТК на руках у сотрудников (должны быть заявления), несовпадение данных.
Шаг 2. Оформление комиссии
Приказом директора создается комиссия (минимум 3 человека: председатель + 2 члена). В комиссию не должны входить передающий и принимающий специалисты (конфликт интересов). Обычно включают: руководителя администрирования, бухгалтера, юриста, начальника отдела безопасности.
Шаг 3. Заполнение табличной части
- Каждая строка — одно личное дело (один сотрудник).
- Обязательно указывайте номер личного дела (по журналу учета формы Т-2).
- Если трудовая книжка отсутствует (утеряна, не выдавалась, на руках у сотрудника) — в графе «Номер ТК» ставим прочерк или «—», в примечании пишем причину и ссылку на документ (заявление, акт о утере, справку СЗВ-ТД).
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) в акт не вносятся (они в базе ПФР/СФР), но в примечании можно отметить: «Переведен на ЭТК с 2020 г.».
Шаг 4. Подписание и нумерация
- Акт составляется минимум в 3 экземплярах: передающему, принимающему, в архив/делопроизводство (или в дело приказа о смене ответственного).
- Все экземпляры подписываются оригинальной синей ручкой.
- Акт регистрируется в журнале учета приказов/распоряжений или отдельном журнале учета актов приема-передачи.
Особенности передачи в архив организации
Если передача идет не коллеге, а в архив (по истечении 1 года после увольнения сотрудника или при ликвидации отдела кадров):
- Составляется Опись дел на хранение (форма по Приказу Росархива № 236, приложение № 6) — она более детальная, чем акт.
- Сроки хранения: личные дела — 75 лет (для работников, принятых до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.); трудовые книжки невыданные — 75/50 лет; выданные ТК (после возврата) — до конца срока хранения личного дела.
- В акте приема-передачи в архив указывается: фонд, опись, дело, срок хранения, категория ценности.
Передача при реорганизации и ликвидации
- Реорганизация: Акт подписывается уполномоченными представителями обеих сторон (передающей и правопреемника). Основание — передаточный акт / разделительный баланс. Документы передаются вместе с делами по личному составу.
- Ликвидация: Документы передаются в государственный архив субъекта РФ или в организацию, уполномоченную хранить архивы ликвидированных юрлиц (ст. 22 ФЗ-229). Составляется Акт приема-передачи архивных документов по форме Приказа Росархива № 236.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие акта при смене HR | Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 т.р. для юрлица), невозможность доказать вину утерянных ТК. | Обязательно оформлять акт в день смены ответственного (даже в выходной/праздничный, если уволняется сотрудник). |
| Несверка номеров ТК с приказами | Обнаружение фальсификатов/ошибок при проверке ГИТ или ПФР. | Проводить полную ревизию перед подписанием акта. |
| Неуказание в акте ТК, находящихся у сотрудников | Признается утерянной, придется оформлять дубликат за счет работодателя. | Вносить в реестр со статусом «На руках у сотрудника», ссылаясь на заявление и приказ о выдаче. |
| Подписание акта только передающим/принимающим без комиссии | Документ может быть признан недействительным судом/инспекцией. | Всегда создавать комиссию приказом. |
| Потеря одного из экземпляров акта | Нет подтверждения факта передачи у одной из сторон. | Хранить экземпляры в разных местах (у HR, в архиве, в деле приказа). |
Электронный документооборот (ЭДО) и ЭТК
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) (обязательно с 2020 г. для новичков, добровольно для старых) физических ТК становится меньше.
- Если организация ведет кадровый учет в ЭДО (СБИС, Диадок, 1С:ЭДО и т.д.), акт приема-передачи можно оформить в электронном виде с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи) всех членов комиссии, передающего и принимающего.
- В таком случае бумажный оригинал не требуется, но должен быть настроен доступ к документу для всех сторон и архива.
- Личные дела (формы Т-2) пока чаще ведутся в бумаге, поэтому гибридный вариант (бумажные дела + электронный акт) — частая практика.
Чек-лист для HR перед подписанием акта
- [ ] Есть приказ о создании комиссии?
- [ ] Есть приказ-основание (увольнение, перевод, реорганизация)?
- [ ] Составлен полный реестр сотрудников (активные + уволенные, дела которых еще в рабочем кабинете)?
- [ ] Проведена физическая ревизия: каждое личное дело на месте?
- [ ] Проверены ТК: номера, серии, записи, вкладыши, подписи директора/HR?
- [ ] Отмечены все ТК, находящиеся у сотрудников (есть заявления и приказа о выдаче)?
- [ ] Отмечены сотрудники на ЭТК (бумажной ТК нет и не будет)?
- [ ] Акт заполнен в 3-х экземплярах?
- [ ] Подписали все члены комиссии + передающий + принимающий?
- [ ] Экземпляры разнесены: 1 — передавшему, 1 — принимающему, 1 — в архив/делопроизводство?
- [ ] Акт зарегистрирован в журнале учета?
Акт приема-передачи личных дел и трудовых книжек — это главный документ, защищающий интересы и работодателя, и сотрудников. Он фиксирует границу ответственности между кадровиками. Не пренебрегайте детальной инвентаризацией перед подписанием: восстановление утерянной трудовой книжки или личного дела стоит дорого (время, суды, штрафы, репутационные риски). Используйте предложенный образец как базу, адаптируйте под структуру своей компании и закрепите форму в локальном акте.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных ситуациях (утеря документов, реорганизация, ликвидация) рекомендуется привлечь квалифицированного юриста по трудовому праву.