Акт приема-передачи документов — это основной правовой документ, фиксирующий факт передачи документации от одного лица (организации) к другому. Он подтверждает переход ответственности за сохранность, конфиденциальность и надлежащее использование бумаг. В деловой практике и архивном деле существует несколько разновидностей таких актов, включая утвержденные государственными стандартами формы (государственного образца) и формы, разработанные организациями самостоятельно.

Ниже представлена подробная статья, охватывающая нормативную базу, виды актов, обязательные реквизиты, процедуру заполнения и особенности оформления в различных ситуациях на 2025–2026 годы.

Нормативная правовая база

Оформление передачи документов регулируется комплексом нормативных правовых актов РФ:

• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, регулирующий передачу документов на хранение в государственные архивы и между организациями.
• Постановление Правительства РФ от № 1365 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивов организаций» — регламентирует внутренний документооборот и передачу дел.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт приема-передачи документов на хранение. Общие требования к составлению» — устанавливает единые требования к форме и содержанию акта при передаче в архивы.
• Приказ Росархива от № 76 (ред. от 2023 г.) «Об утверждении типовых форм акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы» — содержит унифицированные формы государственного образца (Приложения 35, 36 и др.), обязательные для использования при сдаче документов в госархивы.
• Статья 91 ТК РФ, ст. 22.1 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ — регулируют передачу документов при смене руководителя и главного бухгалтера.

Основные виды актов приема-передачи документов

В зависимости от цели передачи и адресата, выделяют следующие ключевые виды актов:

Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (Формы государственного образца)

Это единственный случай, когда использование строго утвержденной формы государственного образца обязательно для всех организаций (государственных, муниципальных, коммерческих, некоммерческих).

• Приложение № 35 к Приказу Росархива № 76 — Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (основная форма).
• Приложение № 36 — Акт приема-передачи документов с истекшими сроками хранения на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих уничтожению или отбору).

Важно: Данные формы заполняются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. Они содержат табличную часть с описанием каждого дела (индекс, заглавие, даты, количество листов, срок хранения, примечания) и подписи комиссии по приему-передаче с обеих сторон.

Акт приема-передачи дел и документов при смене руководителя (Генерального директора)

Обязателен при увольнении или смене генерального директора (ст. 91 ТК РФ). Единой формы государственного образца для коммерческих организаций не существует. Организация разрабатывает форму самостоятельно в составе локального нормативного акта (Положения об архиве или Инструкции по делопроизводству) или использует рекомендуемые типовые бланки (например, Форма № 55.2 из устаревшего, но все еще применяемого на практике перечня Росстата).

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера

Регламентируется ст. 22.1 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главный бухгалтер передает дела бухгалтерского учета, налоговый учет, первичную документацию, печати (при наличии) и доступы к информационным системам. Форма разрабатывается организацией самостоятельно.

Акт приема-передачи документов между структурными подразделениями / сотрудниками

Оформляется при внутреннем перемещении дел (например, из отдела в архив организации, при передаче дела ответственному хранителю). Форма свободная, утвержденная приказом организации.

Акт приема-передачи документов по гражданско-правовым договорам

• К договору уступки права требования (цессии) — передача первичных документов по долгу.
• К договору складского хранения — передача документов на хранение третьему лицу.
• При передаче коммерческой тайны (ноу-хау), с обязательным указанием грифа «Коммерческая тайна» и перечнем лиц, допущенных к сведениям.

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 и общему деловому обороту)

Независимо от вида акта, он должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи документов» (или «Акт приема-передачи дел и документов»).
2. Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами).
3. Место составления (населенный пункт).
4. Основание для составления: приказ (распоряжение) об образовании комиссии, договор, указание закона.
5. Состав комиссии по приему-передаче: должности, ФИО членов комиссии (председатель, члены) от передающей и принимающей сторон. Подписи с расшифровкой.
6. Перечень передаваемых документов: оформляется таблицей со столбцами:
   • Порядковый номер.
   • Индекс дела (по номенклатуре).
   • Заглавие дела (точное, полное).
   • Даты начала и окончания дела.
   • Количество листов в деле.
   • Срок хранения (временный / постоянный / до проверки).
   • Примечания (наличие грифов секретности, повреждений, приложений).
7. Общее количество передаваемых дел и листов (цифрами и прописью).
8. Условия передачи: состояние документов (хорошее, удовлетворительное, требуют восстановления), наличие печатных форм, электронных носителей, ключей от сейфов/шкафов.
9. Подписи лиц, передавших и принявших документы (руководители организаций или уполномоченные лица).
10. Печати сторон (при их наличии).

Процедура составления и оформления

Этап 1: Образование комиссии

Приказом (распоряжением) руководителя организации создается комиссия по приему-передаче документов. В состав обязательно входят представители передающей и принимающей сторон, а также архивист/делопроизводитель. При передаче в госархив — представитель архива.

Этап 2: Инвентаризация и подготовка дел

Перед подписанием акта комиссия проводит сверку дел по номенклатуре дел организации. Проверяется: полнота дел, правильность заглавий, прошивка, нумерация листов, наличие грифов секретности, сроков хранения.

Этап 3: Заполнение акта

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (для передающей и принимающей сторон). При передаче в госархив — в 3 экземплярах (организация, архив, вышестоящий орган/Росархив). Заполняется на русском языке (допускается дублирование на государственном языке субъекта РФ). Исправления и зачеркивания недопустимы; при ошибке акт перезаполняется.

Этап 4: Подписание и вступление в силу

Акт подписывается всеми членами комиссии. Момент передачи ответственности — дата подписания акта (если иное не указано в самом акте). С этого момента передающая сторона освобождается от ответственности за сохранность переданных документов.

Особенности заполнения в типовых ситуациях (2025–2026 гг.)

Передача в государственный архив (Форма Приложения 35)

• Заполняется строго по ГОСТ Р 7.0.8-2013.
• Обязательно указание фонда, описи, дела (если дело уже описано архивом) или данных номенклатуры организации.
• Указываются сроки хранения по акту экспертизы ценности документов.
• Сторона архива ставит гербовую печать (если есть) или печать архива.

Смена Генерального директора

• В акте фиксируется передача: печати организации (основной и дополнительных), штампов, бланков строгой отчетности, ключей от помещений/сейфов, доступов к ЭДО/банк-клиентам/Госуслугам, полномочий по подписи.
• Составляется в 3 экземплярах: уволенному директору, новому директору, в архив организации/к учредителю.

Смена Главного бухгалтера

• Детальный перечень: бухгалтерские регистры (Журналы учета, Главная книга), налоговые декларации за прошедшие годы, первичные документы (накладные, акты, чеки), архив электронных ключей (ЭЦП), пароли доступа к 1С, СБИС, Диадок, личному кабинету ФНС;
• Обязательно указывается: «Документы переданы в надлежащем состоянии, претензий нет» или фиксируються замечания (недостающие оригиналы, ошибки в отчетности).

Передача документов с грифом «Коммерческая тайна» / «Государственная тайна»

• В акте обязательно отдельный столбец/графа «Гриф секретности».
• Составляется приложение: «Перечень лиц, допущенных к ознакомлению с переданными документами, содержащими коммерческую тайну».
• Подписи ставит не только комиссия, но и ответственное за режим тайны лицо (уполномоченный по коммерческой тайне).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты в электронном виде

С 2022–2023 годов активно внедряется практика оформления актов приема-передачи в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Правовая сила равна бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• В операторах ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) есть готовые шаблоны «Акта приема-передачи документов» с маршрутом согласования.
• При передаче в госархив электронный вид возможен только при наличии соглашения об электронном взаимодействии и технической готовности архива (формат PDF/A, XML по стандартам Росархива).

Типичные ошибки и риски

Хранение и учет актов

• Срок хранения актов приема-передачи: постоянный (для актов передачи в госархив и при смене руководства) или 75 лет (для внутренних актов передачи в архив организации) — согласно типовым номенклатурам сроков хранения.
• Акты приема-передачи в госархив хранятся в архиве организации (экземпляр 1) и в самом госархиве (экземпляр 2, 3).
• Акты при смене директора/бухгалтера прошиваются в отдельный том или складываются в дело «Передача дел при смене руководства» по номенклатуре управления организацией.

Грамотное оформление акта приема-передачи документов — это гарантия правовой безопасности организации. Ключевые принципы:

1. Используйте форму государственного образца (Приложение 35 к Приказу Росархива № 76) только при сдаче документов в государственные архивы.
2. Во всех остальных случаях (смена руководства, внутренний документооборот, гражданско-правовые договоры) разрабатывайте и утверждайте собственную форму локальным нормативным актом.
3. Обязательно создавайте комиссию приказом и проводите реальную инвентаризацию перед подписанием.
4. Храните подписанные оригиналы акта в соответствии с утвержденной номенклатурой сроков хранения.

Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны Росархива, налоговых органов, учредителей и судов в случае споров о сохранности документации или полномочиях лиц.

---

Полезные ссылки для скачивания актуальных бланков (на 2025–2026 гг.):

• Сайт Росархива (rosarchives.gov.ru) — раздел «Нормативные документы» -> «Формы федеральных государственных учреждений архивов» -> Приказ № 76 (Приложения 35, 36 в формате .docx/.xlsx).
• КонсультантПлюс / Гарант, карточки форм с автоматическим заполнением реквизитов организации.
• Сайт ФНС (nalog.gov.ru) — рекомендации по передаче документов при смене руководителя/бухгалтера (методические материалы).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или архивисту.