Передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на ответственное хранение — распространённая хозяйственная операция, которая требует обязательного документального оформления. Основным документом, подтверждающим факт передачи имущества хранителю, является акт приёма-передачи ТМЦ на ответственное хранение. В этой статье подробно разберём, для чего нужен этот документ, какие формы применяются, как правильно его заполнить и на что обратить внимание сторонам сделки.

Что такое акт ответственного хранения ТМЦ

Акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение, это первичный учётный документ, который подтверждает:

• фактическую передачу имущества от поклажедателя (собственника ТМЦ) хранителю;
• возложение на хранителя ответственности за сохранность переданных ценностей;
• наименование, количество и состояние переданного имущества на момент передачи;
• условия, на которых осуществляется хранение.

Документ составляется в рамках договора хранения, регулируемого главой 47 Гражданского кодекса РФ (статьи 886–926). Согласно ст. 886 ГК РФ, если договор хранения заключается в письменной форме, передача вещи на хранение может подтверждаться актом приёма-передачи.

Какие формы акта применяются

Унифицированная форма МХ-1

Наиболее распространённый вариант — акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 (ОКУД 0335001), утверждённый Постановлением Госкомстата РФ от № 66. Форма входит в Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту продукции и ТМЦ в местах хранения.

Форма МХ-1 заполняется организацией-хранителем при приёме ценностей на ответственное хранение и подтверждает факт приёма товара стороной-хранителем.

Самостоятельно разработанная форма

Важно помнить: с 2013 года (в связи с вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте») применение унифицированных форм не является обязательным. Организация вправе:

• использовать унифицированную форму МХ-1;
• разработать собственный бланк акта, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Разработанная самостоятельно форма должна быть утверждена в учётной политике организации.

Сопутствующие формы

При движении ТМЦ, переданных на хранение, также применяются:

• Форма МХ-2 — журнал учёта ТМЦ, принятых на хранение;
• Форма МХ-3 — акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (оформляется при возврате имущества поклажедателю);
• Форма МХ-20 — отчёт о движении ТМЦ в местах хранения.

Обязательные реквизиты акта

Независимо от того, используется унифицированная или собственная форма, акт должен содержать следующие обязательные сведения:

1. Наименование документа — «Акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение»;
2. Дата и место составления;
3. Наименование сторон — полные реквизиты поклажедателя и хранителя (наименование организации, ИНН, адрес, данные представителей и документов, подтверждающих их полномочия);
4. Реквизиты договора хранения — номер и дата договора, во исполнение которого передаются ТМЦ;
5. Перечень переданных ценностей — наименование, артикул/код, единица измерения, количество, цена и общая стоимость каждой позиции;
6. Состояние имущества — описание внешнего вида, наличие упаковки, выявленные дефекты (при наличии);
7. Срок хранения;
8. Подписи сторон — подписи материально ответственных лиц обеих сторон с расшифровкой, при необходимости, печати организаций.

Порядок заполнения и подписания

Заполнять акт можно как вручную, так и с помощью компьютера — однако итоговый документ должен быть распечатан, чтобы участники процесса могли под ним подписаться. Основные правила оформления:

• Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Оба экземпляра (оригинал и копия) должны быть подписаны обеими сторонами;
• Документ подписывают материально ответственные лица поклажедателя и хранителя;
• Перед подписанием хранитель должен провести фактическую проверку количества и состояния принимаемых ценностей;
• Все выявленные расхождения и повреждения фиксируются в акте — это защитит хранителя от необоснованных претензий в будущем;
• Хранитель, как правило, включает в акт отметку о том, что предупреждён об ответственности за сохранность принятого имущества;

Примерная структура акта (образец)

Ниже приведён упрощённый образец структуры документа:

АКТ № ___
приёма-передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение

г. __________ «___» __________ 20__ г.

____________________ (наименование поклажедателя), в лице ____________________, действующего на основании ____________________, с одной стороны, и ____________________ (наименование хранителя), в лице ____________________, действующего на основании ____________________, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

Во исполнение договора хранения № ___ от «___» __________ 20__ г. поклажедатель передал, а хранитель принял на ответственное хранение следующие товарно-материальные ценности:

• № п/п — Наименование ТМЦ — Ед. изм. — Количество — Цена — Стоимость — Примечание (состояние);
• …

ТМЦ переданы в исправном состоянии, претензий по количеству и качеству стороны не имеют (либо: выявлены следующие замечания: ________).

Срок хранения: с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г.

Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Передал: __________ /____________/ М.П.
Принял: __________ /____________/ М.П.
(подпись, Ф.И.О. материально ответственного лица)

Бухгалтерский и налоговый учёт

При передаче ТМЦ на ответственное хранение право собственности на имущество к хранителю не переходит. Поэтому:

• у поклажедателя ценности продолжают числиться на балансе (отражается лишь внутренняя запись по субсчетам, например «ТМЦ, переданные на ответственное хранение»);
• у хранителя принятые ценности учитываются на забалансовом счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
• акт по форме МХ-1 служит первичным документом, на основании которого делаются соответствующие записи в учёте.

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие ссылки на договор хранения;
• неполное описание ТМЦ (без количества, стоимости, состояния);
• подписание акта лицами без надлежащих полномочий (без доверенности);
• отсутствие второго экземпляра у одной из сторон;
• нефиксация выявленных дефектов при приёмке;
• отсутствие акта возврата (форма МХ-3) при окончании хранения.

Акт ответственного хранения ТМЦ, важный документ, который фиксирует факт передачи имущества, распределяет ответственность между сторонами и служит основанием для бухгалтерского учёта. Оптимальным вариантом является использование унифицированной формы МХ-1, однако организация вправе разработать и собственный бланк, содержащий все обязательные реквизиты. Главное — составить акт в двух экземплярах, детально описать передаваемые ценности и обеспечить подписание документа уполномоченными представителями обеих сторон.