Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи документов — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи документации от одного лица (организации) к другому. Он необходим для подтверждения перехода ответственности за сохранность, целостность и своевременное исполнение переданных бумаг. Несмотря на то, что законодательство (ГК РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете») не устанавливает единой обязательной формы (кроме отраслевых стандартов), документ должен соответствовать требованиям ст. 9 ФЗ-402 и иметь юридическую силу.

Зачем нужен акт приема-передачи документов?

Юридическое закрепление факта передачи: После подписания представителями обеих сторон акт удостоверяет, что одна сторона передала, а другая приняла документы.
Разграничение ответственности: С момента подписания за сохранность и правильность документов отвечает принимающая сторона.
Бухгалтерский и налоговый учет: Является основанием для списания/поступления документов на балансе, подтверждением расходов при проверках ФНС.
Кадровый и архивный учет: Обязателен при сдаче дел в архив, смене кадрового работника, реорганизации или ликвидации компании.

Основные виды актов

В зависимости от цели и вида документации, выделяют несколько основных типов актов:

Акт приема-передачи кадровых документов (личные дела, приказы, трудовые книжки, журналы учета) — наиболее частый вариант при смене HR-специалиста или сдаче в архив.
Акт приема-передачи бухгалтерской документации (первичка, регистры, декларации, годовой отчет) — критически важен при смене главного бухгалтера или передаче учета в аутсорсинг.
Акт приема-передачи дел в архив — оформляется по форме № 55.2 (утв. Госкомархивом РФ) или по форме организации, утвержденной в учетной политике.
Акт приема-передачи документов по договору (цессия, поставка, подряд), приложение к основному договору, фиксирующее передачу правовых оснований (оригиналы договоров, акты, счета-фактуры).
Акт инвентаризации (опись) — составляется комиссией при проверке наличия и состояния документов перед передачей.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)

Чтобы акт имел юридическую силу, он должен содержать следующие элементы:

Наименование документа: «Акт приема-передачи документов» (или «Акт приема-передачи дел и документов»).
Дата составления (день, месяц, год) и место составления (город, населенный пункт).
Номер документа (сквозная нумерация за год).
Сведения о сторонах: Полные наименования организаций (или ФИО ИП/физических лиц), ИНН, КПП, адреса, ФИО и должности уполномоченных представителей, действующих на основании доверенности или приказа.
Основание для составления: Номер и дата договора, приказа о передаче, акта инвентаризации.
Подробная опись (табличная часть): Перечень передаваемых документов с указанием:
- Наименования документа/дела;
- Даты документа;
- Номера документа;
- Количества экземпляров/листов;
- Состояния (хорошее, удовлетворительное, поврежден);
- Срока хранения (для архивных дел);
- Индекса дела (по номенклатуре дел).
Общее количество переданных единиц хранения/листов.
Подписи сторон: Передавшего и принявшего лица с расшифровкой (ФИО). При наличии — печати организаций.

Важно! В акте приема-передачи документов, в отличие от актов выполненных работ/услуг, не оформляют реквизиты «Гриф утверждения» и «Визы». Документ вступает в силу с момента подписания обеими сторонами.

Форма № 55.2 (для сдачи дел в архив)

Для передачи дел в архив организации или в государственный архив часто используется унифицированная Форма № 55.2 («Акт приема-передачи дел в архив»). Ее структуру можно адаптировать под внутренние нужды компании.

Структура формы 55.2:

Шапка: Наименование организации, код по ОКПО.
Номер акта, дата, место.
Состав комиссии (председатель, члены).
Табличная часть: Номер дела по номенклатуре, заглавие дела, даты начала и конца, количество листов, срок хранения, примечания (состояние).
Подписи комиссии и лица, сдавшего дела.

Образец заполнения акта приема-передачи документов (универсальный вариант)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
№ 15-ОД от 28 сентября 2026 г. г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся:
От организации «Передающая сторона» (ИНН ###, КПП 770001001), 
 Генеральный директор Иванов Иван Иванович, действующий на основании Устава,
 (далее — «Передающая сторона»),
и
От организации «Принимающая сторона» (ИНН ###, КПП 771101001),
 Главный бухгалтер Петрова Мария Сергеевна, действующая на основании Приказа № 45 от г.,
 (далее — «Принимающая сторона»),

составили настоящий Акт о том, что Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла 
следующие документы на основании Приказа организации № 120 от г. «О передаче 
бухгалтерской и кадровой документации в связи с реорганизацией»:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| № п/п | Наименование документа /дела | Дата док. | № док. | Кол-во экз./листов | Состояние | Срок хранения |
|-------|-------------------------------------|-----------|--------|--------------------|-----------|---------------|
| 1 | Журнал учета входящей корреспонденции| | ⎻ | 1 шт. (200 л.) | Хорошее | 5 лет |
| 2 | Личные дела сотрудников (список прил.)| 2020-2025| 1-50 | 50 шт. | Хорошее | 75 лет |
| 3 | Договор поставки № 105 с ООО «Поставщик»| | 105 | 2 экз. | Хорошее | 5 лет |
| 4 | Счет-фактура № 55 от | | 55 | 1 экз. | Хорошее | 5 лет |
| 5 | Акт инвентаризации № 3 от | | 3 | 1 экз. (3 л.) | Хорошее | 5 лет |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Всего передано: 5 наименований, 54 единицы хранения, 203 листа.

Документы переданы в надлежащем состоянии, претензий по комплектности и оформлению не имею.
Принимающая сторона обязуется обеспечить сохранность документов в соответствии с законодательством РФ.

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: 
по одному для каждой из сторон.

ПЕРЕДАВАЮЩАЯ СТОРОНА ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА
_________________ /Иванов И.И./ _________________ /Петрова М.С./
М.П. М.П.

Особенности оформления в 2026 году: Электронный документооборот (ЭДО)

С 2025–2026 годов актуальность бумажных актов снижается в пользу электронных форматов:

УПД (Универсальный передаточный документ) версии 5.03: Для товарных сделок и передачи прав он заменяет акт, накладную и счет-фактуру. В таблице указывается ставка НДС 20% (расчет 20/120).
ЭДО для внутренних документов: Акт приема-передачи кадровых или бухгалтерских документов можно оформить в системе ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.) с использованием усовершенствованной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Это приравнивает его к бумажному оригиналу с синей печатью (ст. 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
Хранение: Электронные акты хранятся в информационных системах операторов ЭДО или в собственных системах организации не менее срока хранения соответствующих документов.

Процедура составления: пошаговая инструкция

Подготовка: Составьте перечень (опись) передаваемых документов. Лучше сделать это в Excel/1С, а затем перенести в акт.
Инвентаризация (рекомендуется): Перед передачей создайте комиссию (приказ) и проведите инвентаризацию. Составьте Акт инвентаризации — он станет основанием для акта приема-передачи.
Заполнение акта: Заполните шапку, табличную часть. Обязательно укажите состояние каждого дела/документа (есть ли повреждения, отсутствующие листы).
Подписание: Обе стороны подписывают каждый экземпляр. Если у организации есть печати — ставить их (хотя для ООО/АО печать не обязательна, но желательна для важных передач);
Распределение экземпляров: Один остается у передающей стороны (с отметкой о получении вторым экземпляром), второй — у принимающей.
Учет: Зарегистрируйте акт в журнале учета входящих/исходящих документов или в журнале передачи дел в архив.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

Отсутствие даты или номера: Документ теряет юридическую силу.
Общие формулировки в описи: «Пачка документов», «Коробка с бумагами». Необходимо перечислить каждый документ/дело отдельно или приложить детальную опись как неотъемлемое приложение.
Неуказание срока хранения: Критично для архивных дел и кадровых документов (75 лет для личных дел).
Подписание не уполномоченными лицами: Подпись ставит только лицо, указанное в приказе/доверенности на право подписи первички.
Игнорирование состояния: Если документы повреждены, это нужно зафиксировать, иначе принимающая сторона несет ответственность за порчу.

Скачать бланк и образец (Word / PDF)

Для удобства работы вы можете использовать готовые шаблоны. Ниже приведены ссылки на актуальные бланки 2026 года (в формате .docx для редактирования):

Универсальный бланк Акта приема-передачи документов (пустой), для ручного заполнения или почтовой рассылки.
Образец Акта приема-передачи кадровых документов (заполненный) — с примером перечня личных дел, приказов, журналов.
Бланк Акта приема-передачи дел в архив (Форма № 55.2) — соответствует рекомендациям Росахива.
Акт приема-передачи бухгалтерской документации при смене ГБУ — с учетом требований ФНС к первичке.

Скачать пакет шаблонов (ZIP, 150 Кб)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли ставить печать на акте в 2026 году?

Для ИП и ООО печать не обязательна (ст. 2 ФЗ-82, ст. 14 ФЗ-208). Достаточно подписи уполномоченного лица. Однако многие контрагенты и банки все еще требуют печать для важных передач (архив, налоговая проверка). Лучше поставить печать, если она есть.

Можно ли составить акт в свободной форме?

Да, закон не устанавливает строгой формы (кроме передачи в госархив). Организация утверждает свой бланк в Учетной политике или локальном нормативном акте (Положении о документообороте).

Сколько экземпляров акта нужно составлять?

Минимум 2 экземпляра (по одному для каждой стороны). Если передача трехсторонняя (например, через курьера/оператора ЭДО), по экземпляру на каждого участника.

Что делать, если принимающая сторона отказывается подписывать?

Передающая сторона составляет Акт односторонней передачи (или Акт отказ в приеме) в присутствии свидетелей (2 человека) или с привлечением нотариуса. Этот документ фиксирует факт предложения передачи и отказ, снимая ответственность с передающей стороны.

Нужен ли акт при передаче сканов/электронных копий?

Если передаются только электронные копии без оригиналов — оформляется Акт приема-передачи электронных документов (через ЭДО или с УКЭП). Если оригиналы остаются у передающей стороны, а копии уходят — это фиксируется в акте с пометкой «Копия верна оригиналу, заверена подписью/печатью».

Грамотно составленный акт приема-передачи документов — это гарантия безопасности вашего бизнеса при смене сотрудников, реорганизации, сдаче отчетности или передаче дел в архив. Используйте актуальные образцы 2026 года, заполняйте табличную часть максимально детально (опись), не забывайте о сроках хранения и переходите на электронный документооборот для ускорения процессов и исключения ошибок.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ГК РФ, ФЗ-402, ФЗ-63, ФЗ-125) и практики делопроизводства на .