Утрата печати организации — неприятная‚ но разрешимая ситуация. Чтобы минимизировать риски использования утерянного оттиска третьими лицами и законно изготовить новую печать‚ необходимо правильно зафиксировать факт утраты. Основным внутренним документом для этого служит акт об утрате печати. В статье разберём‚ когда он составляется‚ какие сведения должен содержать‚ и приведём примерный образец.

Когда составляется акт об утрате печати

Акт оформляется в следующих ситуациях:

• печать утеряна (при переезде офиса‚ краже‚ халатном хранении и т. п.);
• печать похищена;
• печать испорчена без возможности восстановления и фактически утрачена;
• обнаружено отсутствие печати при инвентаризации или смене ответственного лица.

Важно: акт об утрате не следует путать с актом об уничтожении печати. Уничтожить отсутствующую печать физически невозможно‚ поэтому при утрате составляется именно акт о факте утраты‚ а не акт уничтожения.

Что нужно сделать при утрате печати

Прежде чем изготавливать новую печать‚ рекомендуется выполнить следующие шаги:

1. Сообщить в правоохранительные органы — подать заявление об утрате (краже) печати и получить талон-уведомление.
2. Издать приказ о признании печати утраченной и недействительной‚ назначить комиссию для выявления причин утраты.
3. Составить акт об утрате печати — завизировать его комиссией ответственных сотрудников.
4. Подать объявление в СМИ (официальное издание региона) о признании оттиска недействительным.
5. Уведомить банк — переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати.
6. Уведомить налоговый орган и контрагентов при необходимости.
7. Заказать изготовление новой печати‚ приложив к заявке акт и подтверждающие документы.

Структура и содержание акта

Унифицированной формы акта об утрате печати законодательством не установлено‚ поэтому документ составляется в свободной форме с соблюдением общих требований к первичным документам. В акте следует указать:

• наименование организации‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес;
• дату и место составления;
• состав комиссии (должности‚ ФИО);
• описание утраченной печати (вид‚ назначение‚ особенности оттиска);
• обстоятельства и предполагаемые причины утраты;
• дату и номер заявления в полицию (при наличии);
• вывод комиссии и принятые меры (признание печати недействительной‚ заказ новой);
• подписи членов комиссии и утверждение руководителем.

Примерный образец акта об утрате печати

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Пример» ____________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.

АКТ № ___
об утрате печати

г. Москва «___» __________ 20___ г.

Комиссия в составе:

• председатель комиссии, заместитель генерального директора Петров П.П.;
• члены комиссии — главный бухгалтер Сидорова А.А.‚ юрисконсульт Кузнецов В.В.‚

составила настоящий акт о нижеследующем:

«___» __________ 20___ г. при проведении инвентаризации (при передаче дел / при переезде офиса) установлен факт утраты круглой печати Общества с ограниченной ответственностью «Пример» (ОГРН ____________‚ ИНН ____________)‚ содержащей полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на место нахождения.

Печать хранилась у главного бухгалтера Сидоровой А.А. Обстоятельства утраты установить не удалось (указать известные обстоятельства).

По факту утраты «___» __________ 20___ г. подано заявление в ОМВД России по ____________ району г. Москвы (талон-уведомление № ________ от «___» __________ 20___ г.).

1. Признать печать ООО «Пример» утраченной и недействительной с «___» __________ 20___ г.
2. Опубликовать объявление об утрате печати в средстве массовой информации.
3. Уведомить обслуживающий банк и переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати.
4. Поручить изготовление новой печати юрисконсульту Кузнецову В.В.

Председатель комиссии: ____________ /Петров П.П./
Члены комиссии: ____________ /Сидорова А.А./
____________ /Кузнецов В.В./

Рекомендации по оформлению

• Составляйте акт незамедлительно после обнаружения утраты, это снизит риски оспаривания сделок‚ совершённых с использованием утерянного оттиска.
• Храните акт вместе с талоном-уведомлением из полиции и публикацией в СМИ — эти документы могут понадобиться в суде и банке.
• Зафиксируйте в учётной политике или положении о печатях порядок действий при утрате.
• Помните: с 2015 года наличие печати для ООО и АО не обязательно‚ однако если печать используется‚ порядок её учёта и утраты должен быть документально оформлен.

Акт об утрате печати — простой‚ но юридически значимый документ. Его своевременное и грамотное составление вместе с заявлением в полицию и публикацией в СМИ защищает организацию от возможных злоупотреблений утерянным оттиском и служит основанием для изготовления новой печати. Используйте приведённый образец как основу‚ адаптировав его под обстоятельства вашей ситуации.