Выдача трудовой книжки работнику — это обязательная процедура, которую работодатель должен выполнить в день увольнения или при иных основаниях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․ Для подтверждения факта передачи документа в руки сотрудника (или уполномоченного лица) составляется Акт о выдаче трудовой книжки (часто называемый Актом приема-передачи)․ Ниже представлена подробная статья с образцами, правовыми нюансами и актуальными требованиями на 2024–2026 годы․
Правовые основания составления акта
Хотя Трудовой кодекс прямо не предписывает обязательную форму акта при выдаче книжки в руки владельца (в отличие от акта приема-передачи книжек между ответственными лицами по форме Т-3), судебная практика и рекомендации Роструда (например, Письмо Роструда от № 526-ТЗ) указывают на необходимость фиксации факта передачи․
- Ст․ 62 ТК РФ — обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения․
- Ст․ 66 ТК РФ, правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек․
- Постановление Минтруда РФ от № 69 — Инструкция по ведению трудовых книжек (п․ 38, 39, 44)․
- ФЗ-229 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части совершенствования регулирования труда․․․» — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Важно: С 2021 года ведется параллельный учет: бумажные книжки (для принявших на работу до 2021 г․ и не перешедших на ЭТК) и электронные (СТД-Р / СТД-С)․ Акт о выдаче актуален преимущественно для бумажных трудовых книжек․ При ЭТК работодатель выдает работнику Справку СТД-Р (информацию о записях), а не сам документ․
Когда составляется Акт о выдаче трудовой книжки?
- Увольнение работника (ст․ 84․1 ТК РФ) — основной случай․ Книжка выдается в день последней работы․
- Смерть работника — выдается родственникам или иным заинтересованным лицам на основании заявления и свидетельства о смерти (ст․ 62 ТК РФ, ст․ 1116 ГК РФ)․
- Реорганизация организации — передача книжек преемнику (акту приема-передачи между юрлицами/ИП)․
- Смена ответственного лица за ведение ТК — акт приема-передачи бланков и заполненных книжек (форма Т-3 или свободная форма)․
- Выдача дубликата, в случае утраты или порчи (п․ 44 Инструкции № 69)․
Единая форма или свободная форма?
С 2013 года (Постановление Госкомастата от № 1, признанное недействительным в части форм, но формы Т-1, Т-2, Т-3 остаются рекомендательными) организации имеют право:
- Использовать рекомендательную форму Т-3 («Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним») — удобно для массовой передачи или смены хранителя․
- Разработать собственную форму акта в ЛНА (локальном нормативном акте) — Политике по кадрам или Приказе о документообороте․ Это частый вариант для выдачи книжки конкретному сотруднику․
Рекомендация: Для выдачи книжки в руки уволенного сотрудника удобнее использовать свободную форму акта (или форму «Выдача трудовой книжки на руки»), так как Т-3 заточена под передачу партий книжек․
Обязательные реквизиты акта (свободная форма)
Согласно ст․ 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст․ 66 ТК РФ, в акте должны быть:
- Наименование документа: «Акт о выдаче трудовой книжки» или «Акт приема-передачи трудовой книжки»․
- Дата составления (день выдачи)․
- Место составления (населенный пункт)․
- Наименование организации (работодателя)․
- ФИО лица, выдающего книжку (должность, основание — приказ о назначении ответственного)․
- ФИО лица, получающего книжку (работника или представителя), паспортные данные, подпись․
- Сведения о трудовой книжке: серия, номер, дата выдачи бланка (если есть вкладыш — его серия и номер)․
- Запись о том, что запись об увольнении (или иное основание) внесена в книжку․
- Подписи сторон с расшифровкой․
- Печать организации (при наличии)․
Образец заполнения Акта о выдаче трудовой книжки (Свободная форма)
г․ Москва «28» сентября 2026 г․
Мы, нижеподписавшиеся:
Выдавший: Иванов Иван Иванович, кадровик ООО «Ромашка», действующий на основании Приказа от № 5-ОД «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»,
и
Получивший: Петров Петр Петрович, паспорт 45 09 № 123456, выдан Отделением МВД России по г․ Москве , код подразделения 770-012, прописка: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 1, кв․ 5,
составили настоящий Акт о следующем:
Иванов И․И․ выдал, а Петров П․П․ получил на руки трудовую книжку:
Серия: 45АВ Номер: 1234567 Дата выдачи бланка: г․
Вкладыш: Отсутствует / Серия: ___ Номер: ___
В трудовой книжке на стр․ 5 сделана запись № 3 от «28» сентября 2026 г․:
«Уволен по ст․ 77 ч․ 1 п․ 3 ТК РФ (по собственному желанию)․ Приказ № 125-ОД от »․ Подпись ответственного, М․П․
Трудовая книжка передана в надлежащем состоянии, все записи соответствуют действительности․ Претензий по оформлению и содержанию записей нет․
Выдавший: _______________ /Иванов И․И․/
Получивший: _______________ /Петров П․П․/
М․П․ ООО «Ромашка»
Образец заполнения Формы Т-3 (Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей)
Используется при смене ответственного лица, реорганизации или архивации․
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
ООО «Ромашка» «28» сентября 2026 г․
Комиссия в составе:
Председатель: Сидоров С․С․ — директор
Члены: Козлова К․К․ — главный бухгалтер, Смирнов С․С․ — юрист
Приняла от выбывшего ответственного лица Иванова И․И․ и передала новому ответственному лицу Орловой О․О․ следующие трудовые книжки и вкладыши:
| № п/п | ФИО владельца ТК | Серия, номер ТК | Серия, номер вкладыша | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Петров П․П․ | 45АВ 1234567 | — | Выдана в руки (Акт № 1) |
| 2 | Сидоров А․А․ | 45АВ 1234568 | ВП 987654 | Хранится в архиве |
| 3 | Кузнецова К․К․ | 45АВ 1234569 | — | ЭТК (СТД-Р выдана 2023 г․) |
Всего передано трудовых книжек: 3 шт․, в т․ч․ с вкладышами: 1 шт․
Бланков строгой отчетности (пустых ТК): 50 шт․ (серия 45АВ № 1234570–1234619)․
Комиссия установила: записи в трудовых книжках оформлены правильно, бланки исправны, номера бланков совпадают с журналом учета․
Передал: _______________ /Иванов И․И․/
Принял: _______________ /Орлова О․О․/
Председатель комиссии: _______________ /Сидоров С․С․/
Особенности выдачи при Электронной трудовой книжке (ЭТК)
Если работник перешел на ЭТК (СТД-Р / СТД-С), бумажная трудовая книжка не выдается повторно (она остается у работника со старыми записями до момента перехода)․ Работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в СФР (через СЗВ-ТД) в срок до следующего рабочего дня после увольнения․
- Выдать работнику Справку в форме СТД-Р (информацию о записях в ЭТК) — в течение 3 рабочих дней со дня увольнения (п․ 8 ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Акт о выдаче СТД-Р оформляется аналогично акту выдачи бумажной ТК (свободная форма), фиксируется факт получения справки работником․
Журнал учета выдачи трудовых книжек
Параллельно с актом заполняется Журнал учета движения трудовых книжек, вкладышей к ним и бланков строгой отчетности (рекомендательная форма Т-4 или своя форма)․
В журнал вносятся: дата выдачи, ФИО получателя, серия/номер ТК, основание (приказ об увольнении), подпись получателя, подпись выдавшего․
Нюансы и частые ошибки (2024–2026)
- Срок выдачи: Строго в день увольнения (последний рабочий день)․ Просрочка грозит штрафами по ст․ 5․27 КоАП РФ (до 50–100 тыс․ руб․ для юрлиц) и выплатой среднего заработка за каждый день задержки (ст․ 236 ТК РФ)․
- Отказ работника получать ТК: Составляется Акт об отказе (комиссия из 3 лиц), ТК направляется заказным письмом с описью вложения на адрес прописки/проживания․ В акте указывается дата направления и номер почтового отправления․
- НДС на стоимость бланка: Согласно письмам Минфина (от № 03-07-09/52577), на стоимость выданного бланка ТК начисляется НДС, счет-фактура оформляется в одном экземпляре․ Удержанная с работника плата — доход организации․
- Хранение акта: Акт о выдаче ТК хранится в личном деле сотрудника (раздел «Трудовая книжка») или в отдельном деле «Акты выдачи трудовых книжек» в течение 75 лет (список типовых управленческих архивных документов, утвержден Росархивом)․
- Электронный документооборот (ЭДО): Если организация полностью перешла на ЭДО (с ЭП), акт может формироваться и подписываться в электронном виде․ Бумажный экземпляр для подписи работника при этом не требуется, если он также использует ЭП․ Но на практике при увольнении часто делают бумажный вариант для «живой» подписи․
Чек-лист для HR-специалиста перед выдачей
- Проверить правильность записи об увольнении (статья ТК РФ, номер/дата приказа, подпись, печать)․
- Проверить серию и номер бланка ТК с журналом учета (форма Т-4)․
- Подготовить Акт в 2 экземплярах (один работнику, второй в личное дело/архив)․
- Убедиться в наличии приказа о назначении ответственного лица за выдачу․
- Получить подпись работника в Акте и Журнале учета (Т-4)․
- Сдать СЗВ-ТД в СФР (для ЭТК — до след․ рабочего дня; для бумажной — в рамках отчетности)․
- Выдать СТД-Р (если ЭТК) или саму ТК (если бумажная)․
Грамотное оформление Акта о выдаче трудовой книжки — это защита работодателя от штрафов, судебных исков о выплате задержанной зарплаты (ст․ 236 ТК РФ) и претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда)․ Используйте рекомендованные выше образцы, адаптируйте их под ЛНА своей организации и всегда сверяйте данные с Журналом учета (Т-4) и Приказом об увольнении․ При переходе на ЭТК помните, что физический документ не передается, а фиксируется выдача Справки СТД-Р․
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ Нормативная база может меняться; перед применением рекомендуется сверить актуальность форм и статей ТК РФ в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или обратиться к трудовому юристу․