Передача документов в архив — важный этап документооборота любой организации. Чтобы процедура была юридически корректной, она оформляется специальным документом — актом приёма-передачи документов в архив. В этой статье разберём, что представляет собой этот акт, какие реквизиты он должен содержать, как его правильно составить, а также приведём образец заполнения.
Что такое акт приёма-передачи документов в архив
Акт приёма-передачи документов в архив — это документ, удостоверяющий факт перехода документации (дел) от структурных подразделений организации в её архив либо от организации в государственный (муниципальный) архив. Он фиксирует:
- перечень передаваемых дел и документов;
- их количество и состояние;
- сроки хранения;
- ответственных лиц со стороны передающей и принимающей стороны.
Акт служит подтверждением того, что документы приняты на архивное хранение, и снимает ответственность за их сохранность с подразделения, передавшего дела.
Когда составляется акт
Акт оформляется в следующих случаях:
- Передача дел из структурных подразделений в архив организации — как правило, по завершении календарного года, в котором дела были завершены делопроизводством.
- Передача документов в государственный или муниципальный архив, для документов, подлежащих постоянному хранению.
- Передача документов при реорганизации или ликвидации организации.
- Передача документов при смене ответственного лица (архивариуса, секретаря).
Основанием для передачи документов в архив обычно является приказ руководителя о назначении комиссии, в состав которой входят сотрудник архива и работники подразделений.
Подготовка документов к передаче
Перед составлением акта дела должны пройти подготовку:
- формирование дел в соответствии с номенклатурой;
- систематизация документов внутри дела;
- нумерация листов (для дел постоянного и долговременного хранения);
- составление заверительной надписи;
- оформление обложек дел;
- составление сдаточной описи — именно по ней производится передача дел на архивное хранение.
Обратите внимание: дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат лишь частичному оформлению — допускается не систематизировать документы внутри дела, не нумеровать листы и не составлять заверительные надписи.
Обязательные реквизиты акта
Унифицированной обязательной формы акта для внутреннего архива организации нет, поэтому можно использовать собственный бланк. Однако в акте обязательно должны присутствовать:
- наименование документа («Акт приёма-передачи документов в архив»);
- номер и дата составления;
- наименование организации и структурного подразделения;
- ФИО и должности лиц, передающих и принимающих документы;
- ссылка на сдаточную опись (её номер и дата);
- количество передаваемых дел, их номера по описи, сроки хранения;
- подписи ответственных лиц.
Важно: в акте приёма-передачи документов, в отличие от многих других актов, не оформляются реквизиты «Гриф утверждения» и «Визы» — достаточно подписей сторон. Вместе с тем при передаче документов в государственный (муниципальный) архив акт утверждается руководителем организации и руководителем архива (рекомендуемый образец приведён в приложении № 30 к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов).
Образец акта передачи документов в архив
Ниже приведён примерный образец акта для передачи дел в архив организации:
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
АКТ № ___
приёма-передачи дел (документов) в архив
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Мы, нижеподписавшиеся, начальник отдела кадров Иванова И.И. (передающая сторона) и заведующий архивом Петров П.П. (принимающая сторона), составили настоящий акт о том, что отделом кадров переданы, а архивом приняты на хранение дела за 20___ год по сдаточной описи № ___ от «___» __________ 20___ г.:
— дел постоянного хранения — ___ (___) дел, №№ ___–___ по описи;
— дел временного (свыше 10 лет) хранения — ___ (___) дел, №№ ___–___ по описи;
— дел временного (до 10 лет включительно) хранения — ___ (___) дел, №№ ___–___ по описи.
Дела оформлены в соответствии с установленными требованиями, находятся в надлежащем состоянии. Замечаний со стороны принимающей стороны нет.
Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Передал: __________ /Иванова И.И./
Принял: __________ /Петров П.П./
Особенности передачи документов в государственный архив
При передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив действуют дополнительные правила:
- акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в передающей организации, другой — в архиве;
- акт подписываеться работниками организации и архива, осуществляющими передачу;
- акт утверждается руководителем организации и руководителем архива;
- передача осуществляется по описям дел, согласованным с архивом;
- на электронные документы и дела с разными сроками хранения составляются отдельные описи.
Распространённые ошибки при составлении
- Отсутствие ссылки на сдаточную опись.
- Несовпадение количества дел, указанного в акте, с фактически переданным.
- Отсутствие подписей ответственных лиц или даты составления.
- Передача дел без предварительного оформления (нумерации листов, заверительных надписей) для документов постоянного хранения.
- Составление акта в одном экземпляре.
Акт приёма-передачи документов в архив — несложный, но юридически значимый документ. Его правильное оформление обеспечивает прозрачность архивного учёта, закрепляет ответственность сторон и подтверждает факт передачи дел на хранение. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под структуру и требования вашей организации, а при передаче документов в государственный архив руководствуйтесь рекомендованной формой из приложения № 30 к Правилам.