Фиксация факта невыхода сотрудника на работу, обязательная процедура для законного применения дисциплинарных взысканий (вплоть до увольнения за прогул). В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) не установлена единая обязательная форма этого документа, поэтому организации разрабатывают его самостоятельно, включая в локальные нормативные акты (ЛНА). В данной статье подробно разбираем, как правильно составить акт, какие детали обязательны, и приводим актуальный образец заполнения.

Нормативная база и определение прогула

Согласно ст. 81 ТК РФ (п. «а» ч. 6), работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор за прогул. ### прогулом понимается (Постановление Пленума ВС РФ от № 2):

• Неявка на работу без веских причин в течение всего рабочего дня (смены).
• Отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) без уважительной причины.

Важно: Акт об отсутствии — это основное письменное доказательство факта прогула. Без него невозможно законно наложить взыскание (замечание, выговор) или уволить сотрудника по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

Когда и кем составляется акт

Сроки составления

Акт составляется в день обнаружения отсутствия сотрудника на рабочем месте. Нельзя откладывать оформление на позже — это ослабит доказательную силу документа в суде.

Кто составляет

Обычно акт готовит:

• Непосредственный руководитель (начальник отдела, смены, цеха).
• Кадровик (HR-специалист) — по поручению руководителя или по данным табеля учета рабочего времени.

Состав комиссии (свидетелей)

Акт должен составляться в присутствии не менее двух свидетелей (ч. 3 ст. 193 ТК РФ по аналогии, судебная практика требует независимых лиц). Свидетелями могут быть:

• Другие сотрудники организации (не подчиненные отсутствующему и не его близкие родственники).
• Представители администрации.

Свидетели подтверждают своей подписью факт отсутствия человека на рабочем месте в указанное время.

Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и судебной практике)

Поскольку унифицированной формы (как Т-12 или Т-2) для этого акта не существует, организация устанавливает свой бланк во Внутреннем трудовом распорядке или Положении о кадровом делопроизводстве. Обязательные элементы:

1. Наименование документа: «Акт об отсутствии работника на рабочем месте» (или «Акт о прогуле»).
2. Дата и место составления (город, название организации).
3. Состав комиссии: ФИО, должности председателя и членов (свидетелей).
4. Данные отсутствующего: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение.
5. Факт отсутствия: Дата, время начала и окончания отсутствия (например: «с 09:00 до 13:30 г.»). Указание на превышение 4 часов (если речь о неполном дне).
6. Источники информации: Ссылка на данные системы контроля доступа (СКУД), табель учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13), видеонаблюдение, устные показания коллег.
7. Меры, принятые для выяснения причин: Звонки по телефону, отправка телеграммы/письма с уведомлением о вручении, запрос в больницы/МВД (если отсутствие длительное).
8. Подписи: Председателя комиссии, всех членов (свидетелей) с расшифровкой.
9. Отметка о вручении/отказе работнику: Критически важный пункт (см. раздел 5).

Пошаговый алгоритм оформления

1. Фиксация факта: Руководитель/кадровик обнаруживает пустое место в табеле или по СКУД в начале смены (или через 4 часа).
2. Сбор комиссии: Приглашаются 2 свидетеля.
3. Заполнение акта: Прописываются все реквизиты (см. выше). В графе «Причина» пишут: «Причина отсутствия неизвестна, работник не извещал работодателя».
4. Подписание комиссией: Все члены подписывают акт.
5. Запрос письменного объяснения: В течение 2 рабочих дней после явки сотрудника (или после истечения срока ожидания) работодатель обязан запросить у него письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Отказ давать объяснение оформляется отдельным актом.
6. Принятие решения: На основании акта, объяснения (или акта об отказе) и табеля — приказ о взыскании или увольнении.

Образец заполнения акта (текстовый шаблон)

Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под требования судебной практики 2025–2026 гг. Вы можете скопировать структуру в Word и заполнить данными своей организации.

Критически важные нюансы: отказ работника подписывать

Часто сотрудник, явившийся на работу через несколько дней, отказывается подписывать акт или получать его копию. Это не лишает акт юридической силы.

Порядок действий при отказе:

1. В самом акте (в нижней части) делается отметка: «Работник [ФИО] отказался(ась) от ознакомления с актом / от получения копии».
2. Составляется отдельный Акт об отказе работника от ознакомления/подписания (в присутствии тех же или других свидетелей).
3. В акте об отказе указывается: дата, время, ФИО отказавшего, суть отказа, подписи членов комиссии.
4. Оба акта прикрепляются к материалам для приказа;

Судебная практика: Суды признают доказательствами надлежаще составленные акты комиссии даже без подписи самого работника (Определение ВС РФ от № 44-В14-12 и др.).

Что делать после составления акта?

1. Запрос объяснения: Не позднее 2 рабочих дней после явки работника (или после истечения срока, когда он должен был явиться), официальное требование дать письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ).
2. Акт об отказе дать объяснение: Если работник отказывается писать объяснение — составляется акт (аналогично п. 6).
3. Приказ (распоряжение): На основании акта об отсутствии, акта об отказе (или написанного объяснения) и табеля, издается приказ о наложении взыскания (замечание, выговор) или об увольнении по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.
4. Сроки: Взыскание можно применить в течение 1 месяца со дня обнаружения прогула (не считая времени болезни/отпуска), но не позднее 6 месяцев со дня совершения проступка (ст; 193 ТК РФ). Для увольнения срок — 1 месяц (без учета болезни/отпуска), но не позднее 2 месяцев (для некоторых категорий, 6 месяцев);

Типичные ошибки, из-за которых суды отменяют увольнение

• Отсутствие комиссии/свидетелей: Акт подписан только кадровиком или руководителем.
• Неуказание точного времени: Фраза «прогул весь день» без фиксации часов начала/окончания смены и фактического отсутствия.
• Нет отметки о мерах опроса: Не указано, звонили ли работнику, отправляли ли телеграмму.
• Нарушение сроков запроса объяснения: Требование объяснения направлено позднее 2 дней после явки.
• Игнорирование уважительных причин: Если работник предоставил справку из больницы (даже с опозданием) — прогул отменяется. Акт в этом случае все равно нужен для фиксации факта неявки на момент составления.
• Несоблюдение сроков наказания: Приказ подписан после истечения месяца/двух месяцев.

Отличие от Докладной записки

Часто путают Акт и Докладную записку.

Рекомендация: Руководитель пишет докладную записку → На ее основании создается комиссия → Комиссия составляет Акт.

Особенности длительного отсутствия (не выходит на работу неделями/месяцами)

Если работник не выходит на работу длительное время (неделю, месяц, год) и связи нет:

• Акт составляется ежедневно или по итогам каждого рабочего дня/смены (лучше, ежедневно для точности табеля).
• Обязательно направляются телеграммы с уведомлением о вручении по адресу регистрации/проживания (доказательство добросовестности работодателя).
• После истечения 4 месяцев непрерывного отсутствия (если лицо не установлено), можно обратиться в суд о признании безвестно отсутствующим (ГК РФ), но для увольнения по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ достаточно факта прогула (даже одного дня) при соблюдении процедуры.
• В табель ставится код НН (прогул) или НВ (неявка по невыясненным причинам) до выяснения обстоятельств. После составления акта и приказа — код НН.

Электронный документооборот (ЭДО) и СКУД

В 2026 году многие организации перешли на безбумажный документооборот.

• Акт может быть сформирован автоматически в СКУД/HR-системе (1С:ЗУП, SAP, Bitrix24, «Мой Дело» и др.) на основе данных проходных.
• Подписание комиссией — через электронную подпись (ЭП/КЭП) каждого члена комиссии.
• Такой документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный (ст. 6, 9 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 309.2 ТК РФ — трудовые отношения в электронной форме).
• Важно: В системе должна быть настроена роль «Член комиссии по фиксации прогулов» с правом подписи.

Грамотное оформление акта об отсутствии — залог того, что увольнение за прогул или взыскание не будет отменено судом. Используйте этот чек-лист перед подписанием приказа:

• [ ] Акт составлен в день отсутствия (не позднее следующего рабочего дня).
• [ ] В комиссии было не менее 3 человек (председатель + 2 свидетеля).
• [ ] В акте указаны точное время начала и конца отсутствия (подтверждено СКУД/табелем).
• [ ] Указаны принятые меры для выяснения причин (звонки, телеграммы).
• [ ] Акт подписан всеми членами комиссии (или оформлен акт об отказе от подписи).
• [ ] Работнику вручен экземпляр акта (или составлен акт об отказе от вручения).
• [ ] В течение 2 дней после явки запрошено письменное объяснение.
• [ ] Приказ об увольнении/взыскании издан в установленные ст. 193 ТК РФ сроки.
• [ ] Приказ вручен работнику под роспись (или акт об отказе).
• [ ] Запись в трудовой книжке (при увольнении) ссылается на п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое право законодательно регулируется ТК РФ и подзаконными актами. Судебная практика может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу по трудовому праву.