Списание основных средств (ОС), обязательная процедура для любой организации, эксплуатирующей имущество. Независимо от причины (износ, порча, утрата, продажа), бухгалтер должен грамотно оформить документы, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов и аудиторов. В статье разберем актуальный образец акта на списание, порядок создания комиссии и нюансы отражения в учете и налоговом учете.

Нормативная база: какие документы регламентируют списание

До 2013 года существовал строгий утвержденный Госпрофом формы ОС-4 («Акт о списании основных средств») и ОС-4а (для списания по естественной убыли). Сейчас организации имеют право разрабатывать собственные бланки, закрепив их в учетной политике (ч. 4 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Ключевые нормативные акты:

• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» — общие требования к первичным документам (ст. 9).
• ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (вступил в силу с 2022 г., заменяет ПБУ 6/01) — правила признания, оценки и списания ОС.
• НК РФ (статьи 256, 258, 272) — порядок учета амортизации и расходов при списании для налога на прибыль.
• Постановление Госкомстата от № 132, об утверждении единых форм первичной учетной документации (формы ОС-4, ОС-4а остаются рекомендательными).

> Важно: Даже если вы используете свой бланк, он должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 ФЗ-402.

Обязательные реквизиты акта на списание (чек-лист)

Согласно ст. 9 ФЗ-402, любой первичный документ (в т.ч. акт списания) должен содержать:

1. Наименование документа («Акт о списании основных средств»).
2. Дата составления.
3. Наименование организации (юридическое лицо или ИП).
4. Содержание хозяйственной операции (причина списания).
5. Количественная и стоимостная характеристика (инвентарный номер, наименование, первоначальная стоимость, накопленная амортизация, остаточная стоимость).
6. Должности лиц, совершивших операцию и отвечающих за ее оформление (ФИО, подписи, расшифровка подписей).

Рекомендуется также указывать: номер акта, основание (приказ/распоряжение директора), состав комиссии, заключение комиссии, место хранения/утилизации остатков.

Порядок оформления списания: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Инициация и приказ о создании комиссии

Списание инициирует материально ответственное лицо (МОЛ) или руководитель подразделения. Руководитель организации издает приказ (распоряжение) о создании инвентаризационной/списочной комиссии.

Состав комиссии: председатель (обычно зам. директора или главный бухгалтер), члены (бухгалтер, МОЛ, специалист по технике/безопасности). В комиссии не должно быть лиц, непосредственно отвечающих за сохранность списываемых активов (чтобы избежать конфликта интересов).

Шаг 2. Проведение инвентаризации (при необходимости)

Если списание связано с порчей, утерей или естественной убылью, обязательна инвентаризация (ФСБУ 27/2021). Составляется инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сравнительная ведомость (ИНВ-19). Акт списания готовится на их основе.

Шаг 3. Техническое заключение (для техники и транспорта)

Для сложных объектов (станки, авто, серверы, медицинское оборудование) требуется акт технического осмотра или заключение специализированной организации, подтверждающее невозможность дальнейшей эксплуатации или нецелесообразность ремонта.

Шаг 4. Заполнение акта на списание

Комиссия заполняет акт в минимум 3 экземплярах:

• 1-й — в бухгалтерию (для списания с учета).
• 2-й — у МОЛ / в архив подразделения.
• 3-й, в архив организации (или передается в налоговый орган при проверке).

Шаг 5. Утилизация / реализация остатков

После утверждения акта ОС снимаются с баланса. Материальные ценности (металлолом, запчасти) могут быть:

• Сданы на пункты приема вторсырья (оформляется акт приема-передачи, выручка — доход).
• Реализованы через торговлю (чек ККТ, накладная).
• Уничтожены/утилизированы (акт утилизации, договор с лицензированной организацией).

Образец акта на списание основных средств (современный бланк)

Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям ФЗ-402 и ФСБУ 6/2020. Вы можете скопировать его в Word/Excel, добавить логотип компании и утвердить в Учетной политике;

Типичные причины списания и формулировки для акта

В графе «Причина списания» не пишите просто «сломано». Используйте юридически точные формулировки:

Бухгалтерские и налоговые проводки при списании

Бухгалтерский учет (ФСБУ 6/2020)

Списание ОС производится по остаточной стоимости (первоначальная стоимость минус накопленная амортизация).

• Дт 01 / 02 / 03 / 05 — Кт 01 / 02 / 03 / 05 — списание первоначальной стоимости (оборотная проводка внутри счета).
• Дт 02 — Кт 01 — списание накопленной амортизации (если велась на подсчете 02).
• Дт 91.2 — Кт 01 / 02 / 03 / 05 — списание остаточной стоимости на прочие расходы (если ОС полностью амортизированы или списываются по иным причинам).
• Дт 10 / 91.1 — Кт 91.2 — учет выручки от реализации лома/остатков или списание убытка от списания.
• Дт 76 / 60 — Кт 91.1 — признание дохода от продажи ОС (если продавали целиком).

Налоговый учет (НК РФ, ст. 258, 272)

Для налога на прибыль остаточная стоимость списываемых ОС включается в расходы (п. 1 ст. 258, п. 1 ст. 272 НК РФ).

• Если ОС полностью амортизированы — расходов нет (амортизация уже полностью принята).
• Если ОС не полностью амортизированы — неамортизированная часть включается в расходы целиком в отчетном периоде списания (п. 3 ст. 258 НК РФ).
• Доход от реализации ОС / лома учитывается в доходах (ст. 250 НК РФ).
• НДС: при продаже ОС, исчисляется НДС (ст. 146, 154 НК РФ). При списании/утилизации без продажи — НДС не исчисляется, но если ОС использовались для операций, не облагаемых НДС, может потребоваться восстановление вычета (п. 3 ст. 170 НК РФ).

Частые ошибки и риски при оформлении

1. Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный «заинтересованными» лицами без приказа, может быть признан недействительным налоговой.
2. Списание ОС с нулевой остаточной стоимостью без акта. Даже если ОС = 0 руб., их нужно списывать акту (ФСБУ 6/2020, п. 37), иначе они «висят» в балансе вечно, завышая активы.
3. Несвоевременность. Акт составляется в день принятия решения комиссией, а не в конце года «для отчетности». Дата акта = дата списания в учете.
4. Игнорирование утилизации. Нет акта утилизации / договора на вывоз лома — риск начисления дохода в виде экономии на издержках (ст. 250 НК РФ) или штрафов за экологию.
5. Ошибки в 1С. Часто бухгалтеры делают «Списание ОС» документ, но забывают снять ОС с учета в НМА (налоговый учет) или не ставят галочку «Списание остаточной стоимости».

Особенности в 1С:Предприятие 8.3 (Бухгалтерия 3.0 / ERP / КА)

В типовых конфигурациях 1С используется документ «Списание ОС» (раздел «Основные средства» → «Списание и продажа»).

• Вид операции: «Списание», «Продажа», «Безвозмездная передача», «Естественная убыль».
• Заполнение табличной части: Выбираем ОС из списка (можно по кнопке «Подбор» — по подразделению, МОЛ, группе).
• Вкладка «Доп. расходы/доходы»: Здесь отражаем расходы на демонтаж, утилизацию или доход от сдачи лома.
• Проводки (Ctrl+Enter): Проверяем, что Дт 91.02 / Кт 01.01 (или 02.01, 03.01, 05.01) сформированы корректно. Для налогового учета, Дт 91.09 / Кт 01.04 (если есть неамортизированный остаток).
• Печать акта: В документе кнопка «Печать» → «Акт о списании ОС» (форма близка к ОС-4, но редактируемая). Можно настроить внешнюю печатную форму под свой утвержденный бланк.

Сроки хранения документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты о списании основных средств хранятся не менее 5 лет после составления (категория «Документы по учету основных средств»). Приказы о создании комиссий — тоже 5 лет. Инвентаризационные материалы (описи, ведомости) — 5 лет после следующей инвентаризации, но не менее 5 лет.

Резюме: чек-лист перед подписанием акта

• [ ] Есть приказ о создании комиссии (с датой, составом, председателем).
• [ ] Причина списания обоснована (тех. заключение, инвентаризация, приказ о продаже).
• [ ] Все реквизиты ст. 9 ФЗ-402 заполнены (наименование, дата, организация, сущность, меры, лица).
• [ ] Стоимости верны: первоначальная = карточке ОС, накопленная амортизация = расчетам на дату списания.
• [ ] Подписали все члены комиссии + МОЛ + председатель (с расшифровками).
• [ ] Определена судьба остатков (лом, утилизация, передача сотрудникам, последнее требует налогообложения НДФЛ).
• [ ] Данные внесены в 1С / учетную программу в день составления акта.

Грамотное оформление акта на списание основных средств — это не просто формальность, а защита организации от налоговых рисков и искажения финансовой отчетности. Используйте рекомендованный выше образец как основу, адаптируйте его под специфику своей деятельности (добавьте колонки для серийных номеров, GPS-координат для транспорта, кодов ОКОФ/Классификатора ФСБУ) и обязательно закрепите бланк в Учетной политике на 2024–2025 годы. Это сэкономит часы споров с аудиторами и инспекторами ФНС.