Списание материалов с истекшим сроком годности — обязательная процедура для любого предприятия, работающего с товарами ограниченного хранения (продукты питания, лекарства, химикаты, косметика, строительные смеси и др.). Нарушение сроков реализации или использования таких материалов грозит штрафами, претензиями контролирующих органов (Роспотребнадзор, прокуратура) и репутационными рисками. Главным документом, легализующим списание, является Акт на списание.

В данной статье подробно разберем, как правильно составить акт, какой образец использовать в 2024 году, какие документы нужны в приложении и как отразить операцию в бухгалтерии и налоговом учете.

Нормативная правовая база

Оформление акта регулируется следующими основными документами:

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9), обязательность документирования каждого хозяйственного факта первичным учетным документом.
• Постановление Госкомстата РФ от № 88, утвердило унифицированные формы (в т.ч. Форма № МБ-8 «Акт о списании ценностей»). Использование унифицированных форм не обязательно с 2013 года, но они остаются эталоном правильного оформления.
• ФЗ № 54 «О применении ККТ» — если списываются товары, по которым уже пробит чек, нужна коррекция или чек возврата прихода (в зависимости от этапа).
• СанПиН и ГОСТы — определяют правила хранения и сроки годности для конкретных групп товаров.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 254, 270, 346.16) — правила учета убытков от списания при расчете налога на прибыль и УСН «Доходы минус расходы».

Основания для составления акта

Акт составляется на основании:

1. Приказа (распоряжения) руководителя о создании комиссии по списанию и собственно о списании материалов.
2. Инвентаризационной описи (если просрочка выявлена при инвентаризации).
3. Внутреннего служебного записки ответственного лица (кладовщика, менеджера по закупкам) о выявлении просроченных товаров.

Комиссия по списанию

Списание производится только коллективно. В комиссию обычно входят:

• Руководитель организации или зампред (председатель).
• Главный бухгалтер (или бухгалтер).
• Материально ответственное лицо (кладовщик, товаровед).
• При необходимости, специалист по качеству (технолог, фармацевт, ветеринарный врач).

Важно: Состав комиссии утверждается приказом перед началом работы.

Структура и реквизиты Акта (по ФЗ-402, ст. 9)

Независимо от того, используете вы форму МБ-8 или собственную разработанную форму (утвержденную в учетной политике), в акте обязательно должны быть следующие реквизиты:

• Наименование документа («Акт на списание материалов с истекшим сроком годности»).
• Дата составления и место (населенный пункт);
• Наименование организации (полное и/или сокращенное).
• Содержание хозяйственной операции (списание в связи с истечением срока годности).
• Количественные и качественные характеристики материалов (наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество, партия, дата производства, срок годности).
• Стоимость списываемых материалов (учетная/балансовая).
• Причина списания (ссылка на конкретные даты производства/годности).
• Должности, подписи и расшифровки подписей всех членов комиссии.
• Подпись руководителя организации (утверждающего).

Образец заполнения Акта (на основе формы МБ-8)

Ниже приведен пример заполнения акта в табличной форме, максимально приближенный к унифицированной форме МБ-8.

Особенности оформления для разных отраслей

Торговля и общепит (ФЗ-54, ККТ)

• Если товар был на витрине и по нему пробит чек прихода — списание не требует чека коррекции, достаточно Акта списания (МБ-8) и приказа.
• Если товар списывается после возврата от покупателя, оформляется чек «Возврат прихода».
• Данные об уценке/списании должны попасть в систему «Честный ЗНАК» (если товар маркирован) через эмиссию УКД (универсальный передаточный документ) с признаком «Списание».

Фармация (Постановление № 1079, ФЗ-61)

• Обязательное наличие в комиссии фармацевтического работника.
• Списание лекарственных средств (ЛС) и медицинских изделий (МИ) требует строгого соблюдения процедуры уничтожения (акт уничтожения, привлечение лицензированной организации по утилизации отходов классов А, Б, В, Г).
• Обязательная отчетность в ГИС МДЛП (мониторинг движения лекарственных препаратов).

Производство (сырье с истекшим сроком)

• Списание сырья списывается на издержки производства (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 10) или на убытки от списания (Дебет 91.2 — Кредит 10), если использование невозможно.
• Необходимо провести экспертизу: возможно, сырье можно использовать для непищевых целей или переработать (тогда это не списание, а пересортица/переработка).

Бухгалтерские и налоговые проводки

Бухгалтерский учет (ПБУ 10/99, ФСБУ 5/2019 «Запасы»)

Вариант 1: Списание на убытки обычной деятельности (счет 91.2) — применяется для товаров, товарно-материальных ценностей, не вошедших в себестоимость продукции.

• Дт 91.2 — Кт 10 (41, 43), списание учетной стоимости просроченных материалов.
• Дт 91.2 — Кт 19 — списание НДС, ранее принятого к вычету (если материалы не использовались в облагаемых операциях).
• Дт 76/94 — Кт 68 — восстановление НДС (если требуется).

Вариант 2: Списание на издержки производства (Дт 20/23/25/26 — Кт 10) — если сырье списывается в связи с браком или технологическими потерями, но не просто из-за истечения срока годности на складе (это убыток).

Налог на прибыль (НК РФ, ст. 254, 270)

• Убытки от списания материалов с истекшим сроком годности признаются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами (п. 1 ст. 252, п. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Включаются в состав нереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК РФ) — уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
• Важно: Нужно иметь Акт, Приказ, документы, подтверждающие срок годности (сертификаты, накладные от поставщика).

УСН «Доходы минус расходы» (ст. 346.16 НК РФ)

• Расходы на приобретение списанных материалов учитывались при покупке (при оплате поставщику).
• При списании дополнительных расходов не возникает (стоимость уже принята в расходы ранее).
• Доходов от реализации нет, значит, налоговая база не увеличивается.

НДС

• Если НДС по приобретенным материалам был вычетен, а материалы списаны (не использованы в облагаемых операциях) — НДС подлежит восстановлению (п. 3 ст. 170 НК РФ). Проводка: Дт 91.2 (или 76) — Кт 68.
• Если НДС не вычитан (например, УСН, или материалы для не облагаемых операций) — восстановление не требуется.

Последующая утилизация (уничтожение)

Списание в бухгалтерии ≠ физическое уничтожение. После акта списания необходимо:

1. Оформить Акт утилизации (уничтожения) (своя форма или МБ-8 с пометкой «Акт утилизации»).
2. Привлечь лицензированную организацию по утилизации отходов (для пищевых отходов, лекарств, химии — обязательно).
3. Получить от утилизатора Акт выполненных работ / Утилизации и Свидетельство об утилизации.
4. Для маркированных товаров — вывести из оборота в ГИС МТ «Честный ЗНАК» (УКД «Списание» -> «Уничтожение»).

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие приказа на создание комиссии. Акт, подписанный неавторизованными лицами, не имеет юридической силы.
• Списание «по одной строке» без указания партий и дат. Невозможно проверить, действительно ли срок истек. Риск откаса в расходах по налогу на прибыль.
• Игнорирование маркировки (Честный ЗНАК). Штрафы до 300 тыс. руб. за несвоевременный вывод из оборота.
• Невосстановление НДС. Налоговая может начислить неуплаченный налог, пени и штраф 20-40%.
• Физическое уничтожение без акта утилизации. Риск квалификации как хищение (ст. 160 УК РФ) или незаконного обращения с отходами (КоАП).

Чек-лист для бухгалтера и кладовщика

1. [ ] Выявлены просроченные материалы (инвентаризация / ежедневный контроль).
2. [ ] Издан приказ о создании комиссии и проведении списания.
3. [ ] Составлена инвентаризационная опись (если плановая инвентаризация) или служебная записка.
4. [ ] Заполнен Акт списания (форма МБ-8 или своя) со всеми реквизитами: партии, даты, цены, суммы.
5. [ ] Акт подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем.
6. [ ] Сделаны бухгалтерские проводки (Дт 91.2 / 20 — Кт 10/41/43).
7. [ ] Восстановлен НДС (при необходимости).
8. [ ] Оформлен Акт утилизации / уничтожения.
9. [ ] Товар физически утилизирован / передан утилизатору.
10. [ ] Получены подтверждающие документы от утилизатора.
11. [ ] Выведен из оборота в «Честный ЗНАК» / ГИС МДЛП (если применимо).
12. [ ] Папка документов (Приказ, Акт списания, Акт утилизации, Документы утилизатора, Выписка из ГИС) сшита и сдана в архив.

Грамотное оформление акта на списание материалов с истекшим сроком годности — это не просто формальность для бухгалтерии, а способ защитить компанию от штрафов контролирующих органов, налоговых претензий и уголовной ответственности за недобросовестный учет. Используйте унифицированную форму МБ-8 или разработанную самостоятельно форму, зафиксированную в учетной политике, обязательно указывайте партионность и даты, и не забывайте про последующую юридически оформленную утилизацию.

Совет: Внедрите в 1С или другой УС систему автоматический контроль сроков годности (отчет «Сроки годности»), чтобы выявлять просрочку заранее и планировать списание/уценку до момента фактического истечения даты.