Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив» Тюменской области представляет собой ключевой цифровой инструмент, обеспечивающий доступ к архивным фондам региона. Система создана в рамках реализации государственной политики в области архивного дела и перевода архивных услуг в электронный вид. Ниже представлен подробный обзор системы, ее истории, функционала и способов взаимодействия с ней;

Общие сведения и правовая база

Функционирование АИС «Архив» регулируется нормативными правовыми актами Тюменской области. Важным этапом стало Постановление Правительства Тюменской области от 29 октября 2013 г. № 489-п «О создании и функционировании государственной информационной системы «Автоматизированная информационная система Мониторинг жилищного фонда Тюменской области»», которое заложило основы для развития автоматизированных систем в регионе, включая архивную сферу.

Оператором государственных информационных систем в регионе выступает Государственное казенное учреждение «Тюменский центр информатизации» (или уполномоченные ведомственные операторы). Прямым куратором архивного дела является Управление по делам архивов Тюменской области — региональный орган, проводящий политику государства в этой сфере.

Структура архивной сети Тюменской области

АИС «Архив» объединяет фонды четырех государственных архивов области, что позволяет осуществлять единый поиск по всем хранилищам:

• Государственный архив Тюменской области (ГАТО) — главный архив региона (адрес: проезд Геологоразведчиков, 21/1, г. Тюмень).
• Государственный архив в г. Тобольске, один из старейших и наиболее значимых по количеству и ценности документов архивов в Сибири.
• Государственный архив социально-политической истории Тюменской области — хранит документы партийных, советских и общественных организаций.
• Государственный архив современной истории Тюменской области — формирует фонды от отраслевых органов управления и предприятий.

Техническая платформа и этапы внедрения

Для автоматизации работ используется программный комплекс ЭЛАР Саперион (ELAR Sapereon) — отечественная платформа для создания электронных архивов и библиотек.

Хронология внедрения:

1. 2013 год: Начало разработки системы АИС «АРХИВ». Отсканированы все описи государственных архивов Тюменской области, все заголовки дел прошли верификацию и были включены в поисковую систему. Система установлена в 3 из 4 государственных архивов области.
2. 2016 год (11 мая): Запуск онлайн-интерфейса АИС «Архив» с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Обеспечен удаленный доступ к электронному информационному ресурсу фондов для зарегистрированных пользователей.
3. Настоящее время: Система функционирует в режиме постоянного пополнения и обновления функционала.

Функционал АИС «Архив» для пользователей

Система предоставляет следующие возможности:

• Единый поиск: Поиск по заголовкам дел, реквизитам, хронологии, индексам имен и географическим названиям сразу по фондам всех четырех архивов.
• Просмотр описей: Доступ к полным текстам описей фондов (описания дел) после верификации данных.
• Удаленное заказание: Возможность предварительного заказа дел в читальный зал через личный кабинет зарегистрированного пользователя.
• Цифровые копии: Просмотр оцифрованных документов (в случаях, когда документы внесены в электронный фонд и не имеют ограничений доступа).
• Платформа обратной связи: Интеграция с платформой обратной связи (размещена на главной странице сайта Управления по делам архивов) для направления обращений и запросов.

Как получить доступ к системе

Онлайн-доступ (через Интернет)

Для работы с онлайн-интерфейсом АИС «Архив» необходимо:

1. Перейти на официальный сайт Управления по делам архивов Тюменской области или портал «Архивы России» (archives.gov.ru) в разделе Тюменской области.
2. Пройти процедуру регистрации (создание личного кабинета).
3. После подтверждения регистрации получить доступ к поиску по описям и заказу дел.

Очный доступ (в читальных залах)

Во всех государственных архивах области оборудованы автоматизированные рабочие места (АРМ) для посетителей, где можно работать с полной версией базы данных, включая внутренние указатели и карточки, не вынесенные в онлайн-доступ.

Контакты главного архива (ГАТО):

• Адрес: 625035, Тюменская область, г. Тюмень, проезд Геологоразведчиков, д. 21/1.
• Режим работы: Уточняйте на официальном сайте или по телефону (обычно читальные залы работают в будни, суббота и воскресенье — выходные).
• Доступная среда: Наличие пандуса, вызов персонала, доступный вход для маломобильных групп граждан.

Значение системы для региона

Внедрение АИС «Архив» решило ряд стратегических задач:

• Сохранность оригиналов: Перевод массового обращения на цифровые копии снижает износ уникальных документов.
• Доступность: Жители удаленных районов Тюменской области, а также исследователи из других регионов и стран могут проводить предварительный научный поиск без личного визита в архив.
• Прозрачность: Открытый доступ к описям (реферативной информации) позволяет гражданам самостоятельно определять наличие нужных документов для подтверждения стажа, прав на жилье, реабилитации и т.д.
• Интеграция: Вход в единую государственную архивную информационную систему (ЕГАИС) и портал «Архивы России».

Перспективы развития

На текущем этапе ведется работа по:

• Массовому оцифрованию дел высокого спроса (метрические книги, ревизские сказки, личные дела, награждательные листы).
• Внедрению технологий распознавания текста (OCR) для рукописных документов XIX–XX веков для полнотекстового поиска.
• Расширению функционала личного кабинета пользователя (оплата услуг, получение готовых цифровых копий в личном кабинете).
• Интеграции с МФЦ (Мои Документы) для приема архивных запросов в режиме «одного окна».

АИС «Архив» Тюменской области — это зрелая, функционирующая на базе отечественного ПО (ЭЛАР Саперион) система, обеспечивающая прозрачный и удобный доступ к документальному наследию региона. Благодаря поэтапной внедренной стратегии (2013–2016 гг.) и объединению четырех крупных архивов в единое информационное пространство, система стала надежным инструментом для историков, гениалогов, юристов и обычных граждан, ищущих сведения о своей истории.

Рекомендация: Для начала работы рекомендуется обратиться к официальному сайту Управления по делам архивов Тюменской области, где размещены актуальные ссылки на вход в АИС «Архив», руководства пользователя и контакты консультативных служб архивов.