Многие работодатели ошибочно полагают, что если в отчетном квартале не было начисленной заработной платы и страховых взносов, сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР) не нужно․ Однако законодательство устанавливает обязательность сдачи «нулевого» расчета даже при полном отсутствии выплат сотрудникам․ В данной статье подробно разберем, кто обязан сдавать отчет, в каком виде, какие сроки действуют в 2025–2026 годах и как избежать штрафов․

Какую форму сдавать сейчас: 4-ФСС или ЕФС-1?

Важно сразу прояснить терминологию․ С 2023 года форма 4-ФСС прекратила свое существование как самостоятельный бланк․ Её функции по учету выплат для целей расчета тарифа профессионального риска (взносы на травматизм) перешли в Раздел 2 Единой формы сведений (ЕФС-1)․

Таким образом, когда говорят «сдать нулевую 4-ФСС» в 2025–2026 годах, имеют в виду сдачу нулевого Раздела 2 ЕФС-1․ Остальные разделы ЕФС-1 (Раздел 1 — сведения о застрахованных лицах, Раздел 3, сведения о выплатах для пенсионного страхования) сдаются по своим правилам, но обязательность сдачи Раздела 2 остается даже при нулевых начислениях․

Кто обязан сдавать нулевой расчет (Раздел 2 ЕФС-1)?

Согласно нормативным актам (Приказ Минтруда № 80н, Приказ СФР), обязанность сдавать отчет по форме ЕФС-1 (включая Раздел 2) возлагается на всех страхователей:

• Организации (юридические лица);
• Индивидуальные предприниматели (ИП), имеющие наемных работников;
• Адвокаты, нотариусы, арбитражные управляющие и иные частнопрактикующие специалисты с наемным персоналом;
• Головные организации объединений․

Исключение: ИП без наемных работников не сдают Раздел 2 ЕФС-1 (как и ранее не сдавали 4-ФСС), так как они не платят взносы на травматизм за себя․

Ключевой момент: Отсутствие выплат, уволнение всех сотрудников или временная приостановка деятельности не освобождают от обязанности сдать отчет․ Форма сдается с нулевыми показателями․

Как правильно заполнить нулевой Раздел 2 ЕФС-1

Заполнение нулевого отчета имеет свои нюансы, которые контролируют программы-клиенты СФР (СБИС, Контур․Экстерн, 1С-Отчетность и др․) и портал «Госуслуги․ Организации»․

Структура нулевого отчета для организации/ИП с работниками:

1. Титульный лист: Заполняется полностью (реквизиты страхователя, контактные данные, код вида отчетности, отчетный период, корректирующий номер, «0» для первичного)․
2. Раздел 1 (Сведения о застрахованных лицах):
   • Если в квартале не было ни одного застрахованного лица (нет сотрудников), Раздел 1 не заполняется (не формируется XML-файл раздела)․
   • Если сотрудники есть, но выплат не было (например, все в неоплачиваемом отпуске или административно-исправительном аресте), Раздел 1 сдается с прочерками/нулями в полях начислений, но со списком лиц․
3. Раздел 2 (Сведения для расчета тарифа профессионального риска — бывшая 4-ФСС): Сдается ОБЯЗАТЕЛЬНО․
   • В таблицах раздела (2․1, 2․2 и др․) проставляются прочерки (—) или нули в полях сумм выплат и взносов․
   • Указывается код класса профессионального риска (КПР), присвоенный страхователю․
   • Заполняются идентифицирующие данные страхователя․
4. Раздел 3 (Сведения о выплатах для страхования за старость): Сдается по общим правилам (если есть сотрудники — с нулями/прочерками; если сотрудников нет — не сдается)․

Примечание: Порядок заполнения (прочерки или нули) может незначительно отличаться в зависимости от версии формата (xsd-схемы), актуальной на дату сдачи․ Современные программы-клиенты автоматически подставляют корректные значения при выборе режима «Нулевой отчет»․

Сроки сдачи в 2025–2026 годах

ЕФС-1 сдается квартально․ Срок сдачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (если 15-е выпадает на выходной/праздник — срок сдвигается на ближайший рабочий день)․

Важно: Отчет заполняется нарастающим итогом с начала года․ То есть в II квартале вы сдаете данные за январь–июнь, в III — за январь–сентябрь и т․д․ Если в I квартале не было выплат, а во II квартале они появились, в отчете за II квартал отразятся накопленные суммы за полгода․

Ответственность за несдачу или просрочку

Игнорирование сдачи нулевого отчета влечет за собой наложение штрафов по ст․ 126 НК РФ:

• 1000 рублей, за несдачу отчета в установленный срок (минимальный штраф, применяется к каждому не сданному бланку/разделу)․
• 200 рублей — за каждую пропущенную строку сведений (в практике по нулевым отчетам чаще применяют фиксированные 1000 руб․)․

Кроме того, СФР имеет право заблокировать расчетный счет организации/ИП за неуплату штрафов или систематическую несдачу отчетности (ст․ 76 НК РФ)․

Способы сдачи нулевого отчета

Сдача возможна только в электронном виде через операторов ЭДО или личный кабинет СФР:

• Через программу-клиент СФР (СБИС, Контур․Экстерн, 1С-Отчетность, АБТ и др․) — самый удобный способ․ В меню выбирается «Создать отчет» -> «ЕФС-1» -> ставится галочка «Нулевой отчет» (или просто не заполняются таблицы с начислениями)․ Программа сама проставит прочерки и сформирует валидный XML․
• Личный кабинет страхователя на сайте СФР (sfr․gov․ru), раздел «Отчетность» -> «ЕФС-1»․ Доступен ручной ввод или загрузка XML-файла․
• Портал «Госуслуги․ Организации», аналогичный функционал․

Частые ошибки и нюансы

Ошибка 1: «Сотрудников нет, сдавать нечего»

Как указано выше, Раздел 2 ЕФС-1 сдается всегда, пока у вас есть статус страхователя (организация или ИП с работниками в штате/госучете)․ Даже если штат 0 человек на конец квартала, но организация существует — отчет сдается․

Ошибка 2: Несдача Раздела 1 при отсутствии сотрудников

Если в отчетном периоде (на конец квартала) у вас нет ни одного застрахованного лица, Раздел 1 не нужно формировать и сдавать․ Сдается только Титульный лист и Раздел 2 (и Раздел 3, если требуется)․ Если Раздел 1 сдать пустым, СФР может вернуть отчет с ошибкой формата․

Ошибка 3: Неверный корректирующий номер

Первичный отчет всегда с корректирующим номером «0»․ Если вы сдали нулевой, обнаружили ошибку (например, неверный КПР) и сдаете исправленный — номер «1», затем «2» и т․д․

Нюанс: Ликвидация или исключение из ЕГРЮЛ/ЕГРИП

Если организация ликвидирована или ИП прекратил деятельность (внесены записи в реестры), обязанность по сдаче отчетности прекращается с момента принятия решения о ликвидации/прекращении (но необходима сдача «ликвидационного» отчета за последний период)․ Просто «бросить» сдачу отчетов до официальной ликвидации нельзя — штрафы будут накапливаться․

Пошаговая инструкция: как сдать нулевой отчет в 1С (пример)

1. Откройте раздел «Отчеты» -> «Регламентированные отчеты»․
2. Найдите «ЕФС-1» (ранее «Расчет 4-ФСС» или «Сведения для тарифа травматизма»)․
3. Нажмите «Создать»․ Укажите отчетный период (квартал), корректирующий номер «0»․
4. На закладке «Раздел 2» (или отдельном бланке «Расчет страховых взносов на травматизм») нажмите кнопку «Заполнить» -> «Заполнить нулевым отчетом» (или аналогичную)․
5. Проверьте Титульный лист (ОКПО, ОГРН, КПР, адрес, телефон ответственного)․
6. Если сотрудников нет — убедитесь, что Раздел 1 не отмечен к отправке (галочка снята)․
7. Нажмите «Проверить», затем «Отправить» (через настроенный оператора ЭДО)․
8. Сохраните квитанцию о приеме (файл ․rec или ․xml квитанции) — это ваше доказательство сдачи в срок․

Резюме

• Форма 4-ФСС больше не существует, её правопреемник, Раздел 2 ЕФС-1․
• Сдача обязательна каждый квартал всем страхователям (организациям и ИП с наемными работниками), даже при полном отсутствии выплат․
• ИП без наемных работников Раздел 2 не сдают․
• В нулевом отчете заполняются: Титульный лист + Раздел 2 (с прочерками/нулями)․ Раздел 1 не сдается, если нет застрахованных лиц․
• Срок: 15-е число месяца за кварталом․
• Штраф за несдачу: 1000 руб․ (мин․) + риск блокировки счета․

Своевременная сдача «нулевки» — это 5 минут работы в программе отчетности, которые экономят деньги на штрафах и нервы при проверках СФР․ Настройте автоматическое напоминание в календаре или используйте функцию «Сдача по расписанию» в вашем ЭДО-операторе, чтобы не пропустить дедлайн․

Статья подготовлена на основании актуального законодательства (НК РФ, ФЗ-212, Приказы Минтруда и СФР) и практики применения форматов ЕФС-1 на 2025–2026 годы․ Перед сдачей рекомендуется проверить актуальность форматов (xsd-схем) на сайте СФР или в используемой программе-клиенте․