Отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» является одним из основных инструментов для анализа фонда оплаты труда (ФОТ) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1). Он позволяет получить детализированную картину по начисленным суммам, удержанному НДФЛ, страховым взносам и чистым к выплате суммам с возможностью группировки по различным аналитикам: организациям, подразделениям, сотрудникам, видам начислений и периодам.

В данной статье подробно рассмотрим, как настроить отчет для получения среза по подразделениям, как убрать лишние группировки (например, по месяцам или филиалам), а также как использовать расширенные настройки для решения типовых задач кадровика и бухгалтера.

Где находится отчет

Путь к отчету в интерфейсе программы (раздел Зарплата):

1. Перейдите в раздел Зарплата.
2. Выберите пункт меню Отчеты по зарплате.
3. В открывшемся списке найдите и запустите отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Важно: В этом же разделе находятся и другие полезные отчеты: «Сводная справка 2-НДФЛ», «Анализ страховых взносов», «Ведомость к банку» и др.

Базовая настройка: Группировка по подразделениям

По умолчанию отчет часто формируется с группировкой по Месяцам начисления и Организациям. Для получения свода строго по подразделениям (или в сочетании с ними) необходимо зайти в настройки структуры отчета.

Пошаговая инструкция (Режим «Расширенный»):

1. В открытом отчете нажмите кнопку Настройки (обычно значок шестеренки или ссылка «Настройка…»).
2. Переключите вид настроек на Расширенный (если стоит «Простой» или «Основной»).
3. Перейдите на вкладку Структура.
4. В списке доступных полей (слева) найдите Подразделение (или «Подразделение организации»).
5. Перенесите его в правую колонку «Строки» (или «Группировки строк») с помощью кнопок «>» или двойного клика.
6. Ключевой момент: Если вам не нужна разбивка по месяцам — снимите галочку с пункта Месяц начисления и перенесите его вниз (в доступные поля) или удалите из структуры.
7. Аналогично поступите с полем Организация, если работаете в рамках одной организации и она вам не нужна в строках (или оставьте её выше подразделения для иерархии: Организация → Подразделение).
8. Нажмите ОК (или «Сформировать») для применения настроек.

После этого отчет построится в виде иерархического списка: Подразделение → Сотрудники (если включена детализация) → Виды начислений/удержаний → Суммы.

Типовые сценарии настройки

Сценарий А: «Полный свод без разбивки по месяцам и филиалам»

Часто требуется получить «плоский» итог за весь выбранный период (квартал, год) сразу по всем подразделениям.

• Вкладка Структура: Убрать «Месяц начисления», «Организацию» (если одна). Оставить «Подразделение» в строках.
• Вкладка Отборы: Установить отбор по «Организация» = Ваша организация (чтобы не тянуть данные из пустых или неактуальных баз).
• Результат: Одна строка на подразделение с итогами за весь период.

Сценарий Б: «Свод помесячно по подразделениям за произвольный период»

Необходим для анализа динамики ФОТ в разрезе месяцев.

• Вкладка Структура: В строках поставить иерархию: Месяц начисления → Подразделение (или наоборот: Подразделение → Месяц начисления, в зависимости от удобства чтения).
• Период: На закладке «Период» выбрать «Произвольный» и задать нужные даты.

Сценарий В: «Исключение оплаты по ГПХ (договорам гражданско-правового характера)»

По умолчанию в свод попадают и сотрудники по ТК РФ, и физлица по ГПХ. Чтобы увидеть только «зарплатную» часть:

• Зайдите на вкладку Отборы.
• Добавьте отбор: Вид работника (или «Тип договора») — Работник организации (исключить «Внешний работник» / «ГПХ»).
• Или отберите по Вид начисления, оставив только зарплатные (оклад, премии, доплаты), исключив «Вознаграждение по ГПХ».

Работа с обособленными подразделениями (Отдельные организации в ИБ)

Если в вашей информационной базе обособленные подразделения заведены как отдельные организации (отдельные юрлица или КФХ с отдельной регистрацией в ФНС), стандартный отчет «Полный свод» покажет их как разные организации.

Для консолидированного анализа по всем таким «филиалам» удобно использовать отчет «Анализ страховых взносов» (он также находится в «Отчетах по зарплате»), который позволяет выводить данные сразу по всем организациям ИБ в одной таблице. В «Полном своде» для этого придется убрать группировку по Организации, но тогда смешаются сотрудники с одинаковыми табельными номерами из разных баз, что не всегда корректно.

Настройка отборов для точечного анализа

Вкладка Отборы (в расширенном режиме) позволяет отсечь лишние данные без изменения структуры:

• Подразделение — в списке (для просмотра 1-3 конкретных отделов).
• Сотрудник — для проверки расчетов конкретного человека.
• Вид начисления / Вид удержания — например, только «НДФЛ» или только «Страховые взносы»;
• Статус инвалидности — актуально для отчетов по взносам (сниженные тарифы).

Совет: Сохраняйте часто используемые варианты настроек через кнопку «Варианты отчета» → «Сохранить вариант…». Это даст быстрый доступ к нужным срезам (например, «Свод по отделам за год», «НДФЛ по подразделениям за месяц») без повторной настройки.

Контроль правильности расчетов перед сдачей отчетности

Перед сдачей расчетов по страховым взносам (РСВ) или 2-НДФЛ обязательно проведите сверку по следующему чек-листу, используя «Полный свод» и смежные отчеты:

1. Сверка НДФЛ: Сформируйте «Сводную справку 2-НДФЛ» за год. Сравните «Исчисленный налог» и «Удержанный налог» с данными «Полного свода» по удержаниям (колонка НДФЛ).
2. Сверка Взносов: Используйте отчет «Анализ страховых взносов» (по статусу инвалидности, месяцам, сотрудникам, видам начислений). Сравните базу и начисленные взносы с «Полным сводом» (колонки «Начислено взносов» / «База взносов»).
3. Сверка выплат: Колонка «К выплате» в «Полном своде» должна совпадать с суммой в «Ведомости к банку» (с учетом авансов).
4. Проверка «нулевых» строк: В настройках структуры можно включить флаг «Не выводить строки с нулевыми значениями», чтобы не засорять отчет уволенными или неработавшими в периоде.

Решение частых проблем

Экспорт и дальнейшая работа с данными

Сформированный отчет можно выгрузить для работы в Excel:

• Кнопка «Файл» → «Выгрузить в табличный документ» — сохраняет форматирование, группировки и итоги (наилучший вариант для печати и презентации).
• Кнопка «Файл» → «Выгрузить в Excel» (или CSV) — выгружает «плоские» данные без иерархии, удобно для сводных таблиц Excel (Power Query / Power Pivot).

При выгрузке в Excel для анализа рекомендуется предварительно в настройках структуры отчета убрать все вложенные группировки, оставив только необходимые измерения (Подразделение, Вид начисления, Сотрудник) и ресурсы (Сумма начисления, Сумма удержания, База НДФЛ, База взносов).

Грамотная настройка отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по подразделениям — это базовый навык для кадровика и зарплатника на 1С:ЗУП 3.1. Использование расширенного режима настроек (вкладка «Структура» и «Отборы») позволяет за минуты получить любой срез: от годового свода по холдингу до детальной ведомости по одному отделу за конкретный месяц.

Регулярное сохранение вариантов отчетов и проведение сверок (НДФЛ, Взносы, Выплаты) до сдачи регламентированной отчетности минимизирует риск ошибок и штрафов от контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе актуальных практик настройки 1С:ЗУП 3.1 (данные на 2026 год). Интерфейс программы может незначительно отличаться в зависимости от версии платформы и конфигурации.