В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) нередко возникает задача получить детализацию начислений по конкретному виду расчета в разрезе сотрудников. Например, нужно узнать, кому и сколько премии было начислено за месяц, или проверить суммы оплаты больничных листов по всем работникам. В этой статье разберем, какими штатными инструментами можно решить такую задачу, как настроить отчеты и какие варианты подойдут для разных ситуаций.
Зачем нужен такой отчет
Анализ начислений по конкретному виду расчета востребован в самых разных сценариях:
- контроль правильности начисления премий, надбавок, доплат;
- проверка сумм по отдельным видам расчета перед сдачей отчетности (например, при сверке данных для расчета 6-НДФЛ);
- анализ фонда оплаты труда по структуре начислений;
- подготовка данных для руководства или для внутреннего аудита;
- поиск ошибок — например, если какому-то сотруднику начисление применилось ошибочно или, наоборот, не применилось.
Способ 1. Отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
Наиболее универсальный инструмент — отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате».
Порядок действий:
- Откройте отчет и укажите период формирования.
- Нажмите кнопку «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант»).
- Перейдите на закладку «Отбор».
- Добавьте условие: поле «Вид расчета» → вид сравнения «Равно» → выберите нужный вид начисления (например, «Премия ежемесячная»).
- На закладке «Структура» убедитесь, что в группировках присутствует «Сотрудник», тогда данные будут детализированы по каждому работнику.
- Нажмите «Закрыть и сформировать».
В результате вы получите таблицу, где по каждому сотруднику будут показаны суммы только по выбранному виду начисления, с отработанным временем и другими показателями.
Способ 2. Отчет «Расчетный листок» с отбором
Если нужно посмотреть начисления по виду расчета в контексте всех остальных выплат сотрудника, удобно использовать «Расчетный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате»). В настройках также можно установить отбор по виду расчета — тогда в листке останется только интересующее начисление.
Способ 3. Отчет «Анализ начислений и удержаний»
Отчет «Анализ начислений и удержаний» позволяет построить сводную таблицу, где строки, сотрудники, а колонки — виды начислений. Это удобно, когда нужно сравнить несколько видов начислений между собой. Отбор по конкретному виду расчета настраивается аналогично через кнопку «Настройки».
Способ 4. Универсальный отчет
Для нестандартных задач подойдет «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). В нем можно выбрать регистр накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» и построить произвольную выборку с группировкой по сотрудникам и отбором по виду начисления. Этот способ требует чуть большей подготовки, но дает максимальную гибкость.
Сохранение настроек
Чтобы не настраивать отбор каждый раз заново, сохраните вариант отчета:
- После настройки нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета»;
- Задайте понятное имя, например «Премия по сотрудникам».
- При необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям.
Сохраненный вариант появится в списке отчетов, и сформировать его можно будет в один клик.
Типичные ошибки и рекомендации
- Пустой отчет. Проверьте период и то, что начисления по выбранному виду расчета действительно были зарегистрированы и рассчитаны в документах «Начисление зарплаты и взносов».
- Не тот вид расчета. В программе может быть несколько похожих начислений (например, разные виды премий) — убедитесь, что выбран именно нужный.
- Уволенные сотрудники. По умолчанию некоторые отчеты могут не включать уволенных — проверьте соответствующую настройку отбора.
- Сторнирования. Если были сторно, суммы в отчете будут показаны с учетом корректировок, это нормально.
Получить отчет по виду начисления в разрезе сотрудников в 1С:ЗУП можно штатными средствами — без доработок и программирования. Чаще всего достаточно «Полного свода начислений, удержаний и выплат» с отбором по виду расчета. Сохранение варианта отчета позволит автоматизировать регулярный контроль и сэкономить время расчетчика.